Rutiner for post/arkiv for avdeling Førebygging og rehabilitering

Førebygging og rehabilitering - OPPFØLGINGSTENESTA - postrutiner

Arbeidssenterert har ansvar for levering av post som kjem til rådhuset som skal til

Førebygging og rehabilitering,  dei leverer postmappene på kopiromet i Vårsol bygget.

Det er 2 mapper som sirkulerer på den enkelte avdeling – det er viktig at dei blir fylgt opp med tømming og påfyll dagleg.

Sensitiv post skal i lukka konvolutt.

Inngåande post:

Posten kjem til kopiromet på Vårsol bygget mellom kl. 11.00 -12.00

Alle avdelingane har ansvar for fordeling til dei ulike avdelingane / tenestene sine posthyller.

Avdelinga hentar inngåande post til si avdeling.

Posten vert fordelt til tilsette på kontoret.

Privat adressert post som omhandlar oppfølgingstenesta skal den tilsette levere til avdelinga si postkasse.

                Post som angår den enkelte brukar skal:

                Stemplast og journalførast

Generell informasjon vert formidla og fordelt til tilsette – dette gjeld kurs, rundskriv m.m.

Onsdagsmøte:                  Uadressert post blir fordelt til rette mottakar.  Post som gjeld ein brukar skal stemplast og journalførast som ordinær post.

Utgåande post:

Alle dokument som har krav om dokumentasjonsplikt vert produsert i Gerica.

Kopi av signert brev skal leggast i arkivmappa til den enkelte brukar.

Posten vert lagt til postmappe som blir henta av Aktivitetssenteret og levert til postmottak på rådhuset mellom  kl. 11.00. og 12.00

Til slutt:  Post vedr.  ein brukar til brukaren si arkivmappe.

ARKIVRUTINER

avdeling Førebygging og rehabilitering

Arkivet:          

Arkiver etter teneste( fysioterapi, ergoterapi, rehabilitering eller oppfølgingstenesta)         

Arkiver alfabetisk etter etternamn.

Mapper:          

Arkivmappene skal merkast som eksempelet under.                                                                                 

Påskrifta skal vere med blokkbokstavar.                                                           

Mappenummer skal ikkje påførast før vi opprettar Mappe II.

Rosa omslag: 

søknader,

utskrift av vedtak med underskrift (Gerica er ikkje godkjent som papirløstsystem)                                                                                                                   

Blått omslag:  

det vi skaper selv                                                                                                                          

håndskrevne rapporter/journalnotat som ikke står på Gerica                                                   

møteinnkalling,

møtereferat (enkeltvis, ektepar skal ha kvar sitt, sladde det som gjeld ektefellen),

brev,

Individuell Plan,

henvisningsskjema til tannhelsetenesta          

Unntatt offentlighet arbeidsdokumenter omslag:  

Arbeidsdokument,

notater,

lapper,

epikriser,

eksterne skriv.  (andre instanser har originalen og har arkiveringsplikta)                                                                                                                                      

Det som ligger i dette omslaget kan/skal makuleres når mappa avsluttes og sendes til fjernarkivering, eks ved dødsfall.

Gult omslag:   

Sande kommune omslag; papirer som vart overført fra Sande kommune etter kommunesammenslåinga: søknader, vedtak, håndskrevne rapporter, journalnotat, overføringsrapport

Tilgong og utlån frå arkivet:

Ansatte ved dei ulike tenestene (fysio, ergo, rehab, oppfølgingstenesta)                 

og avdelingsleiar har tilgong til mappene. Ved utlån frå arkivet skal det brukast                                

utlånskort med mappenamn, dato for utlån og kven som har lånt mappa. Utlånet skal                 

avskrivast ved retur av arkivmappa.

Fjernarkivering: Avlevering av enkeltmapper skjer etter behov og skal avtalast med arkivar i Vanylven                

kommune. Arkivaren listefører avleveringa og oppbevarer mappene i avlåst arkivrom.

Før arkivmappa vert avlevert skal den være rydda:                                                                              

ingen binders,                                                                                                                                                                                                                                                                                                            

ingen plastlommer,                                                                                                                                                

ingen lapper,                                                                                                                                                                

kun 1 eks. av dei ulike dokumenta