|
RUTINER VEDR. POST SOM SKAL REGISTRERAST I GERICA Inngåande post: Den som mottek dokument vedr. ein pasient skal journalføre det slik at vi kan dokumentere at det er motteke. Utgåande post: Blir produsert i Gerica og er lagra der – skal skrivast ut til arkivmappa. Arkivering: All inngåande og utgåande post vedr. ein pasient skal etter journalføring leggast i den fysiske mappa til vedkomande. Litt om oppbevaring/arkivering av diverse saker som institusjonane/sonene er involverte i: Inntaksnemnda: Protokoll for inntaksnemnda blir oppbevart på Berit sitt kontor. Melding om tildelt plass ligg på Gerica. Dette vil forenkle søk på tidlegare tenester og vi får ei oversiktleg og ikkje minst god rutine for dokumentasjon og igjenfinning. Arkivmapper som institusjonane ikkje lenger har behov for skal avleverast til arkivtenesta på Rådhuset. Dette gjeld ved død (Morsmapper) Det kan også gjelde for pasientar som flyttar heim, eller på andre måtar går ut av systemet. Gode arkivrutinar forenklar kvardagen – gir god oversikt – stor ryddigheit – og aukar arbeidsgleda. Rutiner for arkivering i Gerica/ePhorte
| Klagesak
|
ePhorte
|
Klage frå brukar/pårørande
|
| (Kopiar skal leggast i pasientjournal)
|
|
Administrativ handsaming av klage
|
|
|
|
Oversending av klage til Fylkesmannen
|
|
|
|
Svar frå Fylkesmannen
|
| Pasientjournal (Papir)
|
Gerica
|
Alt som ikkje er på EPJ
|
|
|
|
Søknad med vedlegg
|
|
|
|
All dokumentasjon som er grunnlag for vedtak
|
|
|
|
Vedtak
|
| Postjournal
|
Gerica
|
Skrivast ut månadsvis
|
|
|
|
Kontorinnbindast årleg
|
|
|
|
|
| Morsarkiv
|
Gerica/Pasientjournal (papir)
|
Ved mors skal det takast ut saksomslag, ei opplisting av dokument i Gerica. Denne skal leggast framme i saksmappe til pasienten, både den som er knytt mot Gerica og den som er knytt mot ePhorte
|
RUTINER VEDR. PASIENTJOURNALAR I GERICA OG OPPFØLGING AV DOKUMENTASJON TIL ARKIVMAPPER. Innlegging av pasient: Undersøk i Gerica om pasienten tidlegare har våre innlagt i institusjon i Vanylven.Ved ny pasient:Opprett sak/teneste i Gerica og fysisk arkivmappe på pasienten.Arkivmappe skal merkast med etternamn, fornamn og fødselsdato. Arkivmappe skal leggast alfabetisk på etternamn i arkivskap. Arkivskapa skal vere låste. Flytting av pasient: Skriv flyttedato og andre opplysningar som frå institusjon og til institusjon i Gerica. Arkivmappa skal følgje pasienten ved flytting mellom institusjonane i Vanylven. Ved død: I Gerica må tenesta avsluttast - før inn dødsdato. Arkivmappa skal ordnast: Kun eit eksemplar av dokument. Makkuler ikkje arkivverdige lappar. Ingen binders eller plastlommer. Skriv på dato for mors. Arkivmappa skal avleverast til arkivtenesta på rådhuset etter dødsfallet. Arkivmapper som ikkje er rydda blir sendt i retur for oppfølging av rutina. Morsarkivet blir avlevert til IKA i Ålesund. Fellesarkivet på Rådhuset. Fellesarkivet skal føre liste over dei journalar (arkivmapper) som til ei kvar tid er avlevert. |