Rutiner for post/arkiv ved NAV/Sosial

RUTINER FOR POST OG ARKIV.

(Frå 12. mai 2007 er det Visma velferd som er avdelinga sitt fagsystem. Frå  7. november 2007 vart sosialkontoret ein del av NAV)

Daglege rutiner – post

Inngåande: 

Dagens post kjem via postmottak NAV,

ein del post kjem via postmottak i kommuna der NAV har posthylle

– posthylla blir dagleg tømt av tilsette på NAV.

Dagens post blir opna av tilsette på NAV,

Dokumenta blir datostempla og fordelt til sakshandsamar.

Sakshandsamar registrerer dokumenta i Visma velferd.

Det blir ikkje teke ut journal.

Generell informasjon blir fordelt til aktuell sakshandsamar (ikkje arkivverdig post)

NAV sosialavdelinga sorterer økonomisk under Helse- og sosialsektoren i kommune og har stort sett post som er relatert til klientar.

Utgåande:

Alle dokument som har krav om dokumentasjonsplikt blir produsert i Visma velferd.

Kopi av signert brev skal leggast til arkivmappa til den enkelte klient.

Generell informasjon og uttale blir lagt i kopibok.

All post blir sendt frå NAV.

RUTINER – ARKIV

Fysisk plassering:

Arkivet er oppbevart i NAV sitt arkivrom med skyvearkiv der sosialavdelinga har ein fast tilvist plass for sitt arkiv.

Tilgong til arkivet:

Dei sakshandsamarane som har ansvar for sakshandsaming for NAV sosialavdelinga.

Leiar for NAV.

Ordning:

Alfabetisk på etternamn.

Svarte arkivbokser merka alfabetisk som inneheld arkivmapper på den enkelte klient.

Arkivmappene er gule med raud headding.

                        Der det er eldre mapper (frå før 12.06.07) er desse

                        Inndelt:           Rosa omslag er dokument produsert i K-2000

                                               Gult omslag er dokument produsert i Visma verferd

                        Inndeling gjeld kun mapper som har hatt overgong frå K-2000

Arkivmappene skal merkast som eksempelet under – mappene er ikkje spesielt tilpassa inndelinga, men dette er malen som vi må følge.  Påskrifta skal vere med blokkbokstavar.

Påskrift av mappenummer skal ikkje påførast før vi opprettar Mappe II.

Arkivmappene skal innehalde all dokumentasjon som tilhøyrer saka.

Når saksmappa er avslutta skal journaloversikt ligge ved som første dokument.

Økonomisk styring/vegleiing er oppbevart i permar på den enkelte klient

– ordna alfabetisk på etternamn.  (Kassasjon etter10 år)

Frivillig forvaltning av økonomi og Tvungen forvaltning av økonomi. (Kassasjon etter 10 år.)

Vanylven kommune er med i eit interkommunalt samarbeid om økonomisk gjeldsrådgjeving frå 01.01.2008, Hareid kommune er vertskommune og har arkivansvar for sakshandsaminga.

Vedtaksprotokoll for kvar år står i permar i arkivet.

Utlån av arkivmapper: 

Det skal settast utlånskort i arkivboksa når ei arkivmappe er på utlån.

Avlevering av arkivmapper:

Avlevering av enkeltmapper skjer etter behov og skal avtalast med arkivar i Vanylven kommune.

Arkivaren listefører avleveringa og oppbevarer mappene i avlåst arkivrom.

Vidare avlevering skjer etter avtale med Interkommunalt arkiv i Møre og Romsdal,

Ålesund som kommuna har avtale med.

Ved avlevering til IKA M&R får NAV Sosialavdelinga liste over klientmapper.

NAV Sosialavdelinga har fått liste på det som pr. dato er avlevert.