|
SMS Vanylven kommune skal ikkje nytte SMS til sakshandsaming. Dersom det kjem merknadar til sak, svar på spørsmål i eller liknande til ei sak, SKAL den som tek i mot dette gi beskjed om at dette svaret antan skal sendast til Vanylven kommune sitt postmottak. Sakshandsamar kan (om den er arkivverdig) velje å ta SMSen inn i sak/arkivsystemet Digitale medier Dette kan t.d. vere facebook, twitter, chat, netlog. Vanylven kommune skal ikkje nytte desse media til sakshandsaming. Dersom det kjem merknadar til sak, svar på spørsmål i eller liknande til ei sak, SKAL den som tek i mot dette gi beskjed om at dette svaret antan skal sendast til Vanylven kommune sitt postmottak. E-post Det er krav til organ som nyttar e-post å ha eit sentralt e-postmottak jf arkivforskrifta § 3-2. Vanylven kommune si sentrale e-postadresse er postmottak@vanylven.kommune.no Det er arkivet som har ansvar for til ei kvar tid å ha kontroll med posten som kjem hit. Arkivet vurderer om e-posten er arkivverdig eller ikkje. Arkivverdig e-post vert importert inn i sak/arkivsystemet. Arkivet vil elles slette all e-post som er spam eller unyttig reklame. Dersom arkivet meiner e-posten ikkje er arkivverdig vert den sendt direkte til rette sakshandsamar. Om sakshandsamar vurderer e-posten som arkivverdig i ei sak skal den enten sendast tilbake til postmottak for arkivering eller den kan eksporterast inn i systemet av sakshandsamar sjølv. E-post er ikkje ein sikker måte å sende sensitiv informasjon på Tilsette i Vanylven kommune har personelege e-postadresser. Dette gir eit ansvar i forhold til å sjekke e-posten dagleg og rydde innboksa. E-post som kjem og er arkivverdig skal eksporterast til sak/arkivsystemet vårt. Ved fråvær bør fråværsmelding leggast inn med beskjed om at vedkommande ikkje er tilstades. Det bør opplysast om e-postadressa til sentralt postmottak. E-posten er ikkje eit arkiv og den bør difor ryddast jamnleg for å ikkje overbelaste basen. |