KOMTEK

Krav til arkiv

Kommunen har som offentleg organ etter § 6 i arkivlova plikt til å ha arkiv. Arkiva skal vere ordna og innretta slik at dei er tilgjengelege som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Forskrift om offentlege arkiv (arkivforskrifta) inneheld detaljerte føresegner om arkivarbeid og arkivbevaring i kommunen. Administrasjonssjefen har det overordna administrative ansvaret for kommunen sine arkiv (jf Arkivforskrifta §1-1). Arkivleiar har det overordna ansvaret for organisering av arkivtenesta og utarbeidar verksemdplan. Arkivleiar har ansvaret for det daglege arbeidet ved arkivet. Arkivleiar skal hjelpe einingane i organisasjonen med det daglege arkivarbeidet som vert gjort der.

Arkiva i Vanylven

Det er her vert å merke seg at fagsystema ikkje er godkjende som arkivsystem, men at dei dannar eit arkiv som er viktig å ta vare på. Det er kun eit elektronisk system som er godkjent som fullelektronisk arkivsystem i Vanylven kommune og det er ePhorte.

Alle arkiv som vert starta i vår organisasjon har ein eigar og det er Vanylven kommune, dei som startar ein arkivserie må sette seg inn i og forhalde seg til arkivplanen.

Arkivet skal i alle høve der det er snakk om å kjøpe nye sakshandsamingssystem takast med i forprosjektet. 

Post- og arkivhandsaming

Det overordna målet er å få ei kontrollert handsaming av posten slik at ein heile tida har oversikt over Vanylven kommune sin fullstendige dokumentproduksjon. Dette oversynet skal omfatte både arkiverte dokument og dokument som midlertidig er oppbevart utanfor arkivet.

Desse retningslinene er i tråd med forskriftene til arkivloven kapittel III.

Det er dei daglege rutinane for post- og arkivhandsaming som legg det fyrste, viktige grunnlaget for at Komtek skal kunne stette krava om dokumentasjon og informasjon i lovverket og for ålmenta.

Handsaming av post til fagsystemet KOMTEK

Inngåande post

Post skal sendast til Vanylven kommune, Rådhuset, 6143 Hareid.

Personale ved servicetorget opnar all post. Arkivverdig post skal journalførast i

ePhorte og arkivuverdig post vert fordelt til rette vedkomande.

Brev med personleg namn først skal leverast direkte til vedkomande. Vedkomande

pliktar å levere dokumentet til journalføring dersom det er arkivverdig.

Arkivverdig e-post skal enten eksporterast in i ePhorte av sakshandsamar eller sendast postmottak for same prosedyre.

System for komtek

Det er kun meldingar frå andre sakshandsamarar i kommunen som kjem inn i systemet. Dette kan vere meldingar om endring av gebyr og liknande.

Sakshandsamarar i komtek får beskjed i meldingsfana (sjekkar dette kvar dag), meldingane vert lagra og kan ikkje slettast.

Kun elektronisk lagring av data, ikkje noko vert teke ut på papir.

Samtale med eigar av eigedom kan noterast og leggast inn i systemet av sakshandsamar .

Utgåande post

All arkivverdig utgåande post skal skrivast i ePhorte. Kopi av brevet skal leggast i aktuelt arkiv (gjeld arkivdelane som ikkje er fullelektroniske).

System for komtek

Gjeld som over for inngåande post.

Arkivverdig post

Definisjon: inngåande/utgåande post som er gjenstand for sakshandsaming eller

dokumentasjon for samtid og ettertid.

Dokumentasjonen ligg kun elektronisk. Sakshandsamar kan ta ut rapportar på for eksempel meldingar, økonomi, årsrapport frå terminkøyringane som gjeld eit bestemt gbnr.

Innhald i mappe

Mappene blir arkivert på GBNR

Ikkje arkivverdig post

Invitasjonar, kurs, konferansar, tidsskrift, rundskriv, møteinnkallingar, reklame,

Handsaming av klagesaker

Klager som kjem inn til kommunen vert arkivert og handsama i arkivsystemet til kommunen.

Postliste

Det kan takast ut rapportar/lister over merknadar og liknande.