|
Dagleg oppfølgingskontroll og kvalitetssikring for Fellessekretariatet Arkivet søkjer fram alle journalposter med status F og E for endelig journalføring. Dokumentstatus settes til J for journalført. Arkivet søkjer fram alle inngående journalposter med status S for endeleg journalføring. Kontroller tilgangskode som er benytta. Dokumentstatus settes så til J for journalført. Journalposter med status M (midlertidig registrert) søkes opp og journalføres J Arkivet skal kvalitetssikre offentleg journal kvar dag. (Minimum 2 skal kontrollere) Arkivet søkjer fram "alle saker til avslutning" og setter status til A (sak avsluttet ) Arkivet søkjer fram alle "utsjekka dokument" og undersøkjer med sakshandsamar om dokumenta kan sjekkast inn i ePhorte igjen. Søkets navn: Utsjekkede dokumenter. Kvalitetssikring av journalen ifb med ferdigstilling Fellessekretariatet har ansvaret for å kvalitetssikre inngåande skanna dokument. Kvalitetssikringa går ut på at spesielt følgjande vert kontrollert:
- at journalposten er knytta til rett sak
- at evt avskriving er utført
- at offentlegvurdering er gjennomført
- at evt tilgangskoder er riktig påført og at tekst er beskyttet
Kontroll med reserverte saker Fellessekretariatet skal kvartalsvis utføre søk på saker med status R for å sikre at sakshandsamar utføre sin del av prosesstyringa. Kontroll med reserverte journalposter (konsept) Arkivtenesta skal kvartalsvis utføre søk på journalposter med status R for å sikre at saksbehandler utfører sin del av prosesstyringen. Arkivtenesta skal gje tilbakemelding til sakshandsamar dersom vedkomande har mange uaktuelle reserverte dokument. Alle skal utøve restansekontroll ved dagleg å utføre søket "Mine ubesvarte dokument" I tillegg skal arkivtenesta skrive ut og fordele restanselister 4 ganger pr år (mars, juni, september og desember), Jfr Arkivloven med forskrifter § 3-7 . Arkivtenesta kvalitetssikrer avskrivingar ved ferdigstilling av utgåande brev, ved avslutning av saker og ved utarbeiding av restanselister. |