§ 3 - 3 - Interne ansvarsforhold og rutiner

1. Ansvar for tildeling og ajourhold av brukarrettigheiter til registrerings- og arkiveringsfunksjonar

Ajourhold av brukerrettigheter:

• Systemansvarlig har ansvar for at brukerrettighetene blir ajourholdt kontinuerlig

Avdelingsleiar har ansvaret for at systemansvarlig blir informert/varslet om:

• tildeling av brukerrettigheiter til nye personer i sak/arkivsystemet 
• personer som ikkje lenger skal ha brukerrettigheiter i sak/arkivsystemet 
• endring av en persons brukerrettigheiter i sak/arkivsystemet

Det kan skje:

• ved nytilsetting 
• ved endring i stilling som medfører endra rettigheiter i sak/arkivsystemet 
• når ansatte sluttar

Meldingen skal inneholde:

• Den ansattes fulle navn og stillingstittel 
• Nøyaktig dato for endring av brukarrettigheiter/ oppretting av ny bruker/ stopp av brukarrettigheiter 
• Spesifisering av hvilke tilganger og rettigheter den ansatte skal ha/ evt. stopp av tilganger. 
• Spesifisering av den enkeltes rolle, evt.klarering for tilgangskoder

Meldinga skal oversendast systemansvarlig samtidig med endringsmelding om lønn. Meldinga skal være skriftlig, slik at leder ansvarleggjerast både for brukarrettigheitene til sine underordna og for tidspunkt for tildeling/endring eller stopp av brukarrettigheiter. Systemansvarlig skal ikkje gjere endringar i brukarrettigheitene utan skriftleg melding fra leiaren til den aktuelle brukar. Ajourhold av brukarrettigheiter i sak/arkivsystemet er grunnleggande for sikkerheita i systemet, f.eks for å sikre at sensitiv informasjon ikkje kjem på avveie. Tildeling av brukarrettigheiter er derfor et leiaransvar.

2. Spesifikke registrerings- og arkiveringsrettigheiter som tildeles leiarar og saksbehandlere

Leiarar har følgjande registrerings- og arkiveringsrettigheiter:

Rettigheiter:

• adgang til å opprette journalpostar og dokumenter 
• adgang til funksjoner for registrering og retting 
• adgang til å registrere merknadar 

Begrensningar:

• registreringsfunksjonar og skriverettigheiter for tilgangsbegrensande saker som man ikkje er medlem av, er begrensa til eigen administrativ enhet eller enheter som er underlagt denne.

Sakshandsamarar har følgjande registrerings- og arkiveringsrettigheiter:

Rettigheiter:

• adgang til å opprette journalposter og dokumenter 
• adgang til funksjoner for registrering og retting 
• adgang til å registrere merknader 

Begrensninger:

• adgangen til å opprette journalpostar er blant begrensa til saker der vedkommande er saksansvarleg, saksansvarleg eller medlem av tilgangsgruppe på annan måte. 
• alle andre registreringsfunksjoner og skriverettigheiter er begrensa til saker der vedkommande er saksansvarleg, eller journalposter med tilhøyrande dokumenter der vedkommande er sakshandsamar.

3. Ansvarsforhold og prosedyrer for registrering og arkivering av saksdokument som sendast og mottas som e-post

Mottak

Vanylven kommune har eit sentralt e-postmottak. Her skal all arkivverdig e-post sendes til. Som all anna post er det arkivtenesta som opner posten her, og som har ansvaret for å registrere de arkivverdige dokumenta. Når sakshandsamar mottek e-post direkte (utanom det sentrale e-postmottaket), plikter sakshandsamar å vurdere om det er arkivverdig post som må journalførast. Er sakshandsamaren i tvil, må arkivtenesta kontaktast. Sakshandsamarane har fått opplæring i registrering av e-post og det forventast at arkivverdig e-post vert registrert inn.

Sending

Saksdokument kan ekspederast med e-post dersom det ikkje er spesielle krav om underskrift o.l. som forhindrar dette. Sakshandsamar plikter da å registrere e-posten for journalføring dersom e-posten ikkje er produsert i sak- arkivsystemet. Arkivverdige brev som sendes fra Vanylven kommune som e-post, skal være utforma som et offentlig dokument og innehalde kommunens logo, arkivkode, journalnummer og øvrige kjennetegn for et offentlig dokument. Brev som er unntatt offentlighet skal ikkje sendes som e-post. Til dette nytter vi svarUT.

4. Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokument til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering

Kvar natt konverterar serveren automatisk saksdokument som dagen før har fått status J til riktig arkivformat.

5. Operatøransvar, arbeidsprosedyre og rutiner for kvalitetssikring ved skanning av innkomne papirdokumenter

Arkivtenesta har operatøransvaret for skanning av innkomne papirdokument. Etter at dagens post er sortert, registrerer arkivtenesta den innkomne posten i arkivsystemet. Vidare skannes de arkivverdige dokumentene inn og importeres omgående. Arkivtenesta kontrollerer følgjande:

• at alle mottatte dokument er skanna og arkivert 
• at alle sider er kome med på kvart dokument 
• at skanninga kvalitetsmessig er god nok 
• at det er samsvar mellom arkiverte dokumenter og registrerte opplysningar

6. Ansvar og rutiner for kvalitetssikring av registrering og den elektroniske arkiveringa

Registrering

Den som skriv eit brev har primæransvaret for at det blir registrert på korrekt måte. Arkivtenesta har ansvaret for å kvalitetssikre alle registreringar som blir gjort i journalen. Dette gjerast snarast mogleg etter at eit brev er ferdigstilt for utsendelse eller eit internt dokument er fedigstilt. Kvalitetssikringa går bl.a. ut på at følgjande kontrolleres:

• at journalposten er knytta til rett sak 
• at offentlegheitsvurdering er gjennomført, også m.h.t namn i tittelfelt, og at eventuelle tilgangskoder er rett påført 
• ved oppretting av ny sak må særskilt arkivkode og sakstittel kontrollerast

Arkiveringen

SSIKT har ansvaret for å kvalitetssikre den elektroniske arkiveringa inntil avlevering skjer til depot. Dette innebærer følgende rutiner:

• backup-rutinene beskrevet under § 3-2 punkt 5 skal følges 
• sikkerhetskopiene lagres på enheter som er fysisk adskilt (annet lokale) fra enheten der WebSak-basen er lagra. Lokalene som benyttes til oppbevaring av server og sikerhetskopier skal være godkjent for dette formålet. 
• kun godkjente arkivformater skal benyttes 
• kun godkjente lagringsmedium skal benyttes

Dersom det oppstår problemer, må arkivtenesta straks kontaktast.

7. Dersom digital signatur anvendes: regler og rutineopplegg for bruken

Vanylven kommune har fullelektroniske arkivdelar og nyttar svarUT for utsending. Dokument med to signaturar skal sendast på godkjenning før utsending. På denne måten loggfører vi signaturen.

8. Rutiner som definerer opplegg og ansvar for:

1. - Fordeling av dokument

Ved registreringen av innkommende dokument skal arkivtenesta fordele direkte til sakshandsamar. Dersom sakshandsamar er ukjent, sendast dokumentet til overordna. Leiaren fordelar så videre til sakshandsamar.

2. - Retting av registrerte journal- og arkivopplysningar

Uriktige journal- og arkivopplysningar skal rettes opp snarest mulig. Brukarar av systemet kan rette opplysningar der dei sjølv er saksansvarlige. Oppdager dei feil der dei sjølv ikkje er ansvarleg, skal dei straks melde frå til arkivtenesta. Arkivtenesta kan rette feil i alle saker, men må kontakte saksansvarleg ved eventuell tvil.

3. - Avskrivning av ferdigstilte dokument

Sakshandsamar har ansvaret for å avskrive alle dokument i saker vedkomande er ansvarleg for, brev, tlf eller at dokumentet tas til etterretning. Arkivtenesta kvalitetssikrer avskrivninger ved utarbeidelse av restanselister.

4. - Vurdering av spørsmål vedrørende offentlegheit

Vanylven kommune praktiserer meiroffentlegheit. Offentlegheitsvurderinga av inngående brev foretas av arkivtenesta. Ved tvil, kontaktes den enkelte administrative enhet, der rådmannen, vedkommende kommunalsjef eller den som har fått fullmakt til det, avgjer kva saksdokument som skal unntas fra offentleg innsyn. Unntaka blir registrert med lovhjemmel. Dokument som er vurdert eller skal vurderes unntatt offentlegheit, gis også tilgangskode i systemet. For slike dokument tek det avgjersle om innsyn i det enkelte tilfelle når det føreligg ei begjæring.

5. - Registrering av unntak for offentlighet og hjemmel for dette

Når rådmannen, kommunalsjef eller den som har fått fullmakt til det, har avgjort at et saksdokument skal unntas frå offentleg innsyn, må dette registrerast med henvising til korrekt lovheimel. Det må også gis korrekt tilgangskode i systemet.

9. Nødprosedyrer for registrering og arkivering til bruk dersom systemet er ute av drift.

Dersom systemet er ute av drift, gjeld følgande prosedyre:

Om systemet er ute av drift for kortare tid (1-2 dager), utsettes registreringa til systemet virker igjen. All makulering av saksdokumenter utsettast også, og dokumenta plasseres i spesialrom for arkiv, sortert kronologisk. Om systemproblema viser seg å bli langvarige (meir enn 2 dager), iverksettast journalføring i papirbasert journal, og dokumenta lagrast framleis kronologisk. Kun kopier delast ut til sakshandsamarar. Både ut- og inngående brev produsert i denne perioda skannes inn når systemet er i drift igjen.