Rutine for elektronsik arkiv

Formål

Formålet med disse retningslinjene er å etablere et felles regelverk i Vanylven kommune for handtering av fullelektronisk emnearkiv som er innafor ramma av gjeldande lover, forskrifter og retningslinjer.

Målet

Det overordna målet er å få ei kontrollert handsaming av posten slik at ein heile tida har oversikt over Vanylven kommune sin fullstendige dokumentproduksjon. Dette oversynet skal omfatte både arkiverte dokument og dokument som midlertidig er oppbevart utanfor arkivet.

Desse retningslinene er i tråd med forskrifta om offentleg arkiv.

Det er dei daglege rutinane for post- og arkivhandsaming som legg det fyrste, viktige grunnlaget for Vanylven kommune skal kunne stette krava om dokumentasjon og informasjon i lovverket og for ålmenta.

Verkeområde

Kommuna har som offentleg organ etter § 6 i arkivlova plikt til å ha arkiv. Arkiva skal vere ordna og innretta slik at dei er tilgjengelege som informasjonskjelder for samtid og ettertid.

Forskrift om offentlege arkiv (arkivforskrifta) inneheld detaljerte føresegner om arkivarbeid og arkivbevaring i kommuna.

Rådmannen har det overordna administrative ansvaret for kommunen sine arkiv (jf. Arkivforskrifta §1-1).

Arkivleiar har det overordna ansvaret for organisering av arkivtenesta og utarbeidar verksemdplan. Arkivansvarleg har ansvaret for det daglege arbeidet ved arkivet. Både arkivleiar og arkivansvarleg skal hjelpe områda i organisasjonen med det daglege arkivarbeidet som vert gjort der.

Definisjonar

Med emnearkiv vert meint arkiv som er ordna etter k-koder. Objektarkiv er utgangspunktet for kven eller kva dokumentet omhandlar, det kan vere etter fødselsnummer, gards- og bruksnummer eller planident. Elevarkiv og barnehagearkiv vert ordna etter fødselsnummer.   Med saksmappe vert meint den overordna mappa i ePhorte som er markert som eit gult saksomslag. Den kan innehalde inngåande og utgåande dokument, saksframlegg og notat. Dokumenta vert ikkje arkivert på papir.

Full elektroniske arkiv i Vanylven

Følgjande arkiv er full elektroniske og følgjeleg vert det ikkje arkivert papir i desse arkiva:

Emnearkiv

Barnehagearkiv

Elevarkiv

Personalarkiv

Personopplysningar

Behandling av personopplysningar i Vanylven kommune skal følgje reglane i personopplysningsloven. Personsensitiv opplysningar i saksmappene er tilgjengeleg for tilsette som treng det for en hensiktsmessig arbeids- og arkivordning (jf. forvaltningsloven § 13 b).

Oppretting av saksmappe

Overordna prinsipp er at all dokumentasjon i ei sak skal arkiverast på ein stad, i saksmappa. Denne vert oppretta i ePhorte.

Oppretting av ei saksmappe startar som oftast grunna innkomande brev, men kan også skje på grunnlag av politisk vedtak om utredning av ei sak eller at administrasjonen startar ei behandling.

Utlån, overføring og innsyn

1 Utlån

Arkivet er elektronisk og er å finne i ePhorte.

2 Overføring

Ved overføring av saker og journalpostar frå ein sakshandsamar til ein annan skal arkivet ha skriftleg beskjed (e-post er ok) om dette frå næraste felles leiar.

3 Innsyn

Formelle dokument til og frå offentlege etatar, næringsdrivande, verksemder m.m. inneheld sjeldan sensitive personopplysningar som tilseier at disse ikkje kan publiserast på internett. Dokumenter som omhandlar meir private forhold, vert avgrensa av personopplysningsloven når det gjeld kva kommunen kan publisere.

Kvalitetssikring

Sjå kvalitetssikring

Avlevering av elektronisk arkiv til IKA Møre og Romsdal

Eit uttrekk er ei pakke med elektronisk arkivmateriale som skal deponerast og etter kvart avleverast.

Utrekket består av tabellar og dokument som beskriv sakshandsaminga i kommunen. Samanliknar ein med papirarkiv er uttrekket det som skal vere grunnlag for innsyn i saker når arkivet er gått ut av bruk. Uttrekket er også den historiske dokumentasjonen av forvaltinga i kommunen for ettertida.

Riksarkivaren har bestemt at dataformata som skal brukast til dette formålet er XML for tabellane i sak/-arkivsystemet og PDF/A for dokumenta. Det er definert fleire bevaringsfilformat for andre typar data. Til dømes TIFF for store bildefiler og JPG bildefiler. Desse er foreløpig ikkje vanlege i samband med kommunale sak/-arkivsystem, men om til dømes kart skal deponerast vert desse filformata aktuelle.

For system som er av føregåande NOARK standardar og fagsystem har vi metodar som skal sikre desse databasane på ein måte som er gjennomførbar med kommunens eigne ressursar.

I NOARK-4 standardiserte sak/-arkivsystem er uttrekket ein konvertering av databasen til XML format. Korleis uttrekket skal sjå ut er definert i NOARK-4 standarden. Desse systema skal også ha ein eigen uttrekksmodul, slik det er definert i standarden (Obligatorisk krav K15.7, NOARK-4 Ver. 4.1 Del 2 side 179). Uttrekket er ei pakke med ei PDF/A fil for kvart dokument og ei XML fil frå kvar tabell i systemet.

Desse skal etterkvart avleverast arkivdepoet vårt ved IKA Møre og Romsdal.