|
Arkivforskriften § 2-2 setter krav til at offentlige organer skal ha en oppdatert arkivplan. Arkivplanen skal gi oversikt over forhold av arkivmessig betydning:
• Arkivansvar og organisering av arkivarbeidet.
• Lover, regler og rutiner.
• Oversikt over arkivene.
Arkivplan er lovpålagt fordi den bidrar til å oppfylle arkivlovens hovedhensikt - å sikre arkivene (arkivloven § 1).
Arkivplanen har flere formål:
• Kvalitetssikring av kommunens arkiv og dokumentforvaltning.
• Sikre innbyggernes krav til offentlighet og innsyn i forvaltningens saksbehandling.
• Gir ettertiden uvurderlig oversikt over arkivmessige forhold i kommunen.
Arkivplanen skal revideres når det skjer grunnleggende endringer som vedrører arkivet.
Oppdatering av arkivplanen skal blant annet skje når:
• Det skjer endringer i post- og arkivrutiner.
• En kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel.
• Det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel.
• En kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon.
• Kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet.
• Når et styre eller utvalg blir lagt ned eller opprettet.
• Det blir gjort vesentlege endringer i kommunen sitt delegasjonsreglement.
• Kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen. |
|