|
Arkivleder er leder for kommunens arkivtjeneste og faglig overordnet for arkivansvarlige i alle kommunale enheter.
Arkivansvarlig er til daglig den faglige ansvarlige for utøvelsen av oppgavene i egen organisasjonsenhet. Det skal være én arkivansvarlig i hver journalførende enhet som er delegert lederfullmakter for arkivdanningen i enheten.
Arkivmedarbeider er ansvarlig for å utføre oppgavene i enheten etter nærmeste overordnedes/arkivansvarliges anvisning eller instruks. Operativt og faglig ansvar
Administrasjonssjefen har delegert det operative og faglige lederansvaret for arkivpersonalet og arkivtjenesten i kommunen til arkivleder.
Lederen for de enkelte enheter i kommunen som er definert som egne arkiv enheter (enkeltarkiv/delarkiv) er delegert det løpende ansvaret for arkivarbeidet i sine enheter. Det skal være en arkivansvarlig i slike enheter som er faglig underlagt arkivleder. Fullmakt
Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivdanningen og arkivarbeidet i kommunen.
Arkivleder skal også :
• tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring.
• tas med på råd når kommunen skal velge elektroniske sak-/arkivsystem og fagsystemer, og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skriveredskap.
• være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
• konsulteres og få uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen.
• være kontaktperson til Arkiv Troms og utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.
Arkivleder rapporterer til adm.sjefen Arkivleders ansvar for - utførelse av oppgavene er å:
• utarbeide virksomhetsplaner for arkivtjenesten.
• gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen.
• holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver.
• gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen.
• sørge for at det utarbeides reglementer og instrukser for arbeidsområdene. - kontroll og oppfølging er å:
• ta initiativ til utarbeiding, oppdatering/endringer av arkivplanen.
• føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen.
• føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret.
• rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet. |