| Felles postmottak Det sentrale arkivet på Rådhuset er felles postmottak for alle kommunens virksomheter. Mottak, sortering og registrering av inngående post Mottak
All sakspost som ikke skal behandles i eget fagsystem, skal sendes felles postmottak. Saksposten fra ytre enheter sendes daglig til Rådhuset (felles postmottak). Med post menes dokumenter uavhengig av forsendelsesmåte (e- post, fax,skjema, innskannede dokumenter osv.) Postmottak henter ut post som er kommet på faks og har ansvar for at e-post sendt til postmottak@midtre-gauldal.kommune.no blir journalført. Telefaks og elektronisk post (e-post) skal behandles som vanlig post. De skal derfor vurderes og behandles etter de samme kravene som til et saksdokument som vanlig post. Mottak av e-post
Kommunen har felles mottak for e-post til virksomheten: postmottak@mgk.no. (Se eget dokument "E-post") Postjournal Postjournal publiseres på kommunens nettsider med tre dagers forsinkelse. Kvalitetssikres av arkivet før utlegging. Sortering / åpning Posten sorteres i arkivverdig og ikke arkivverdig post: Arkivverdig post Som arkivverdig post stilles følgende krav: det må regnes som saksdokument for organet etter offentlighetsloven §4, det må være gjenstand for saksbehandling eller ha verdi som dokumentasjon. Tilfredsstilles disse kravene, blir det regnet som sakspost og går til skanning og journalføring. Jfr. arkivloven med forskrifter § 2a-b § 3-20 Ikke arkivverdig post Som ikke arkivverdig post regner vi normalt trykksaker, offentlige publikasjoner, rundskriv, kurs- og konferansetilbud, reklame, årsmeldinger/rapporter fra andre offentlige institusjoner (utgiver registrerer og oppbevarer 1 eks, utskrifter/kopier fra andre organer og annet mangfoldiggjort materiale, så lenge de ikke tilfredsstiller kravene til arkivverdig post. Jfr. arkivloven med forskrifter §3-19 Møteinnkallinger/ møtebøker og referater (utgiver registrerer og oppbevarer 1 eks)egenmeldinger, sykemeldinger, kvitteringer, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring.
|