Enhetsledernes ansvar og oppgaver

Leders ansvar og oppgaver

Leder har i tillegg til å følge rutiner for leder og saksbehandler ansvar for følgende:

Leder har et ansvar for å se til at saksbehandlerne følger arkivrutinene, og ikke minst gå foran med et godt eksempel.

Nyansettelser
Ved nyansettelser skal arkivet informeres straks ansettelse er foretatt for å planlegge og ivareta arkivopplæring, og opplæring i arkivsystemet. Nyansatte som skal være saksbehanlder i WebSak skal innom arkivet innen første ansettelsesuke for å gjennomgå arkivrutiner. I tillegg må vedkommende gå på kurs i WebSak før de kan få tilgang til WebSak

Arbeidsopphør

Ved arbeidsopphør skal arkivet varsles straks en person sier opp sin stilling slik at arkivet får sendt ut restanseliste i god tid før saksbehandler avtrer. Saksbehandler skal behandle brev som ikke står som besvart, eventuelt gi beskjed om hvem de skal flyttes over på. Saker som kan avsluttes påføres avslutningsmerknad ØA.

Omorganiseringer og endringer av arbeidsoppgaver

Det samme gjelder ved omorganiseringer som ved arbeidsopphør for den enkelte saksbehandler.
Ved større omorganiseringer skal arkivet varsles i god tid, da omorganisering krever mye jobb for arkivet ved å legge om i databasen, avslutte og opprette nye arkiver m.m.

Fagsystemer
Leder har ansvar for at det ikke kjøpes inn nye fagssytemer eller andre datasystemer, uten at arkiv og it forespørres og godkjenner. Det skal vurderes før et nytt system tas i bruk at det er NOARK godkjent, og hvordan man skal sikre opplysningene for ettertiden.

Arkivarer ute i virksomheter/forvaltning
Leder plikter å rapportere til arkivleder hvem som har daglig arkivansvar der det er arkiver i virksomheten. Arkivplan og instruks for arkivarer må følges.

Rydding og kasting i arkiver - kassasjon

Når det skal ryddes i arkiver og arkivrom, har leder et særskilt ansvar for å se til at dokumentasjonstjenesten innhentes for å bistå, slik at ikke arkivverdig materiale går tapt. Det gjøres oppmerksom på arkivlovens § 9.