Administrativ organisering

Organisasjonskart - administrativ

1.  Organisasjonskart 2015

5.1    Oversikt over stabsavdelingene og enhetene

Økonomiavdelinga

Økonomi og regnskapsavdeling

Skatteavdeling

Personal- og organisasjonsavdelinga

It-avdelinga

Servicekontoret

Lønn- og personalavdeling

Flyktningetjenesten

Plan og utviklingsavdeling

Hjemmebasert omsorg

2 avdelinger Kirkenes

1 avdeling Bjørnevatn

1 avdeling Pasvik

Bugøynes omsorgssenter

Tangenlia omsorgssenter

Kilden dagsenter

Ambulerende vaktmestertjeneste

Sykehjemmene

Wesselborgen sykehjem

Prestøyhjemmet sykehjem

Sentral kjøkken

Tangenlia bofellesskap

Utsikten dagsenter

Tjenesten for funksjonshemmede

Tangenlia

1 avdeling Hesseng

1 avdeling Kirkenes

1 avdeling Bjørnevatn

Villa aktiv

Barne- og familieenheten

Barnevernet

Pp-tjenesten

Helsestasjon

Sosialtjenesten

Psykisk helsetjeneste

Møteplassen

Omsorgsboliger i Rise Larssen gate

Frivillighetssentralen

Frisklivssentralen

Fysioterapitjenesten

Ergoterapitjenesten

NAV – kommune

Tildelingskontoret

Legetjenesten

Enhet for barnehager

Prestøya barnehage

Einerveien barnehage

Skytterhusfjellet barnehage

Kirkenes barnehage

Knausen barnehage

Hesseng barnehage

Sandnes barnehage

Rallaren barnehage

Kirkenes barneskole

Kirkenes ungdomsskole

Hesseng flerbrukssenter

Sandnes skole

Bjørnevatn skole

Pasvik oppvekstområde

Skogfoss skole

Skogfoss barnehage

Pasvik skole

Pasvik barnehage

Jarfjord og Jakobsnes oppvekstområde

Jarfjord oppvekstsenter

Jakobsnes skole

Jakobsnes barnehage

Buøynes og Neiden oppvekstområde

Bugøynes skole

Bugøynes barnehage

Neiden oppvekstsenter

Kultur og fritid

Allmenn kultur

Sør-Varanger bibliotek

Kirkenes kompetansesenter

Havnevesenet

Enhet for tekniske tjenester

Brann og feiervesenet

FDV kommunale bygninger

Vann, avløp og renovasjonsavdeling

Kommunale veier

Teknisk administrasjon med prosjektledelse 

Sør-Varanger kommunes administrative organisering - pr januar 2010 

Sør-Varangermodellen ble iverksatt 1.juli 2007, hvor Sør-Varanger kommune gikk over til en
to-nivås organisering. Denne modellen ble evaluert i 2011, og evaluering ble endelig vedtatt i
kommunestyret 21. mars 2012.

Kommunestyret gjorde følgende vedtak:Kommunestyrets vedtak i sak 019/12:
Sør-Varanger modellen (tilnærmet 2-nivåmodell) opprettholdes med
beslutningsnivåene rådmann og virksomhetsledere i en stab/støtte organisasjon.

Følgende områder videreutvikles:
- Antallet virksomhetsområder må vurderes.
- Organisering av interne tjenester og roller gjennomgås herunder også innenfor
økonomi- og personalforvaltning.

Det igangsettes lederutviklingsprogram på masternivå. Vektlegge organisasjons- og
ledelseskultur.
- Rådmannens ledergruppe vurderes inndelt i forhold til ensartede virksomheter.
- Formulere og vektlegge resultatmåling på flere forhold spesielt med vekt på
 Bedre samordning og samhandling
 Koordinering
 Helhetlig løsning av oppgaver i kommunen

Oppfølgingen av vedtak ble igangsatt våren 2012, hvor en arbeidsgruppe fikk ansvaret for en
prosess knyttet til reduksjon av antall virksomheter. Arbeidsgruppen sluttførte sitt arbeid i
november 2012. Videre ble det igangsatt en prosess på vurdering av de interne tjenestene,
dette arbeidet ble sluttført i januar 2013.
Disse to prosessene er vurdert sammen med kommunestyrets budsjettvedtak av 12.12.2012,
og januar 2013 er brukt til en prosess for å komme frem til en beslutning.
Det har vært avholdt to møter med de tillitsvalgte i sakens anledning, et informasjonsmøte
24. Januar og et drøftingsmøte 29. Januar.
Et første forslag har også vært ute på intern høring blant virksomhetslederne.
Det formelle grunnlaget for rådmannens vedtak er kommunestyrets delegering til
administrasjonssjef fra 1995, samt de rammer som kommunestyret har satt i sitt vedtak 21.
mars 2012, samt budsjettvedtaket fra 12.desember 2012.

Faktiske opplysninger:
Med denne organisasjonsstruktur søker rådmannen å finne løsning innenfor de rammene vi
har, og med bruker og ansatte i sentrum.
Det rådmannen ønsker å oppnå med den nye organisasjonsstrukturen er:
- Styrke faglig ledelse
- Nærledelse – fra administrativ ledelse til nærledelse.
- Mer effektiv administrativ ledelse totalt sett
Videre er det lagt vekt på bedre samordning og samhandling, koordinering og helhetlig
løsning av oppgaver i kommunen.
Alle disse elementene er innspill fra evalueringsprosessen av Sør-Varanger modellen som
ble gjennomført i 2011.
Ingen organisasjonsstruktur er evigvarende, og enhver organisasjonsstruktur gjelder inntil vi
finner ny og mer effektiv måte å organisere vårt tjenestetilbud på.
I drøftingsmøte med de tillitsvalgte hadde de følgende innspill:
 - IT-avdelingen opprettes som egen avdeling i rådmannens stab på linje med
økonomiavdeling og ny personal- og organisasjonsavdeling
 - I Barne- og familieenheten deles ergoterapi/fysioterapi i 2 strekpunkt
 - Ergoterapi
 - Fysioterapi
 - Vurdere annet navn på Barne- og familieenheten
 - Barne- og familieenheten foreslås delt i to, hvor fysioterapi, egroterapi, psykisk
helsetjeneste blir en enhet.
- Enheten Barnehagene blir stor.
Rådmannen har vurdert innpillene. De tas ikke til følge i denne omgang, men tas med i det
videre arbeidet jfr oppfølgingspunktene.
Punktet om ergoterapi/ fysioterapi som en eller to enheter vil være naturlig å ta stilling i neste
del av prosessen, dvs iverksettingsfasen av den nye administrative organisasjonsstrukturen.
Det gjenstår noe arbeid knyttet til rådmannens stab, det vil bli tatt endelig stilling til plassering
av møtesekretariatet og kommuneoverlegen.
Rådmannen og kommunalsjefen vil følge opp enhetene etter dagens modell, hvor
kommunalsjefen gis et hovedansvar for grunnskole/ barnehage. Denne arbeidsfordelingen/ -
organiseringen vil bli vurdert fortløpende.

Kommuneplanens hovedmål:
Sør-Varanger kommune skal utvikles til et lokalsamfunn som gir grunnlag for
befolkningsvekst i alle deler av kommunen. Arealdisponering og offentlig service
og tjenesteproduksjon skal dimensjoneres ut fra en samlet befolkning på 12.000
innbyggere ved planperiodens utløp, og ha en kvalitet som gjør kommunen
attraktiv som bosted og for etableringer og knoppskyting i privat næringsliv.
Hovedmålet vil være retningsgivende for de politiske og administrative prioriteringer i hele
den kommunale organisasjon i planperioden. Ut fra dette, skal det gjøres vurderinger i
forhold til følgende satsingsområder:
Næringsutvikling:
Infrastruktur:
Barn og ungdom:
Kompetansebygging:
Økonomi:
Vedtak:
Med hjemmel i kommunelovens § 23 nr. 4, jfr. delegasjonsvedtak av 16.10.95, vedtar
rådmannen:

1. Økonomiavdeling
2. Personal og organisasjonsavdeling
a. Lønn og personal
b. Servicekontoret
c. Post/ arkiv
d. It
e. Flyktningtjenesten
3. Plan og byggesak

1. Kirkenes barneskole og kulturskolen
2. Kirkenes ungdomsskole og kompetansesenteret
3. Bjørnevatn skole
4. Sandnes skole
5. Hesseng skole
6. Pasvik oppvekstområde
7. Neiden og Bugøynes oppvekstområder
8. Jakobsnes og Jarfjord oppvekstområder
9. Barnehagene
10. Hjemmebasert omsorg
11. Tjenesten for funksjonshemmede inkl Villa aktiv
12. Wesselborgen
13. Prestøyhjemmet
14. Barne- og familieenheten
a. Barnevern
b. Ppt
c. Helsestasjon
d. Psykisk helse
e. Sosialtjenesten
f. Ergo/ fysio
g. Koordinerende enhet
15. Tekniske tjenester
a. FDV
b. Vann og avløp
c. Brannvesenet
16. Kultur og fritid
a. Allmenn kultur
b. Biblioteket
17. Havnevesenet
18. NAV Sør-Varanger
19. Barentshallene KF

Videre:
Det utarbeides en plan for videre organisasjonsutvikling som løper frem til 1.1.2015.
Den handlingsplan skal bygge på erfaringene gjennom 2013 med 2.utgave av Sør-Varanger
modellen.

Den skal videre spesielt vektlegge:
- Helse og omsorgstjenestene, dette vurderes etter at analysen av tjenesteområdet er
gjennomført. Gjøres løpende og ferdigstilles innen 1.februar 2014

- Barn- og familieenheten, her vil flere tjenester vurderes. Eks NAV, Villa aktiv,
flyktningtjenesten. Gjøres løpende og ferdigstilles innen 1.september.2014

- Organisering av grunnskolene. Innen 1.august 2013 vurderes det om Kirkenes
barneskole/ kulturskolen og Kirkenes ungdomsskole/ kompetansesenteret skal bli en
felles enhet. Bjørnevatn skole og Sandnes skole utredes administrativt sammenslått
innen 1. august 2013.

- Oppvekstsområdene vurderes, herunder barnehagenes enhetstilknytning.

- Etablering av en ressursfordelingstjeneste/ forvaltningstjeneste i rådmannens stab
som kan inneholde følgende tjenester/ oppgaver:
- tildelingskontoret
- spesialundervisning grunnskole/ barnehage, herunder også en vurdering av
organisatorisk plassering av PPT.

- ulike boligtilskudd, innenfor det boligsosiale området

- eventuelt andre ressursområder

Utrederes innen 1. september 2013,

Før ny organisasjon iverksettes skal følgende arbeidsoppgaver gjøres:’
1. Subdelegasjonsreglementet gjennomgås
2. Bemanningsplanen for enhetsnivået legges.
3. Enhetslederrollene defineres
4. Lederstrukturen for øvrig i organisasjon samordnes
5. Funksjonsbeskrivelsen for administrativ ledelse revideres i tråd med ny organisasjon
og nye roller.
6. Navnene på de nye enhetene vurderes nærmere.
Prosessen videre skal skje i nært samvirke mellom rådmannen, virksomhetslederne/
enhetslederne og tillitsvalgte.
Ny organisasjon iverksettes fra 1. april 2013.

Bente Larssen
rådmann

Funksjonsbeskrivelse for administrativ ledelse i Sør-Varanger kommune – gjeldende for 2015

Som et ledd i tydeliggjøring av oppgaver og roller i Sør-Varanger kommune har rådmannen utarbeid beskrivelse av funksjonsorganiseringen og sentrale møtearenaer, roller og oppgaver for utøvelse av overordnet ledelse i Sør-Varanger kommune.

Første utgave ble gjort gjeldende fra 1. august 2012 og 2. utgave var 22 november 2012. Det er behov for å redigere dokumentet da det har vært store endringer i organisasjon siden 2012.

I forbindelse med skifte av rådmann har konstituert rådmann behov for å redigere funksjonsbeskrivelsen i konstitueringsperioden.

Rådmannen forventer at alle lederne setter seg inn i funksjonsbeskrivelsen. 

Dokumentet er formelt vedtatt av rådmannen.

23. januar 2015.

Nina Bordi Øvergaard

Konstituert rådmann

Innhold

1.       Innledning. 3

1.1 Visjon og verdier 3

2. Møtestruktur 4

2.1 Rådmannens ledergruppe – ledermøte. 4

2.2 Lederforum.. 4

2.3 Arbeidsgiverkonferanse. 5

2.4 HMS dagen. 6

2.5 Rådmannens møte med hovedtillitsvalgte og hovedverneombud. 6

2.6 Enhetsleders møte med plasstillitsvalgt 6

2.7 Enhetsleders møte med verneombud. 7

2.8 Ledernettverk. 7

2.9 Fagnettverk. 8

2.9.1 Fagnettverk Grunnskole. 8

2.9.2 Fagnettverk Barnehage. 9

2.9.3 Fagnettverk helse, omsorg og velferd. 9

2.9.4 Fagnettverk Tekniske tjenester 10

3. Roller og oppgaver 11

3.1        Plan- og utviklingssjef 11

3.2       Kommunalsjefer 12

3.3       Enhetsleder 12

3.4       Personal- og organisasjonssjef 13

3.5        Økonomisjef 13

4.       Arbeidsmetoder 14

4.1 Ved uenighet 14

5.       Organisasjonskart 2015. 15

5.1        Oversikt over stabsavdelingene og enhetene. 16

6.       Kommunens administrative årshjul 18

1.     Innledning

1.1 Visjon og verdier

Vår visjon "Sør-Varanger kommune - en grensesprengende kommune" og våre verdier

• Engasjerte,
• Grensesprengende,
• Modige,
• Serviceorienterte,
• Tilgjengelige
• Helhetstenkende

er samtidig Sør-Varanger kommunes organisasjons- og lederfilosofi. Disse uttrykker de verdier som skal prege hverdagen og samarbeidet på alle arenaer. Lederne og rådmannen har ansvar for at alle enhetsledere årlig har vår felles visjon og verdier som tema på samlinger med alle sine ansatte.

Kommunens ledere skal strekke seg etter denne visjonen sammen med sine medarbeidere – gjennom dyktige og engasjerte ledere og medarbeidere skal vi være en grensesprengende organisasjon.

Sør-Varanger kommune skal ha ledere som 

• Utviser de verdier og holdninger som er nedfelt i kommunens arbeidsgiverpolitikk
• Arbeider resultatorientert og målbevisst for oppsatte mål og standarder
• Ha et helhetsperspektiv på sitt arbeid og ta et selvstendig ansvar for tverrfaglig tilnærming under beslutningsprosessen
• Deltar aktivt i beslutningsprosesser og lojalt følge opp beslutninger
• Har en åpen og inkluderende væremåte
• Er utviklingsorientert, kunnskapssøkende og jobber løsningsorientert
• Myndig gjør og dyktiggjør medarbeiderne gjennom å gi ansvar og viser tillit
• Stiller krav og gir ros og konstruktive tilbakemeldinger til medarbeiderne
• Tilrettelegger for et godt arbeidsmiljø og gode samarbeidsformer med de tillitsvalgte og verneombud
• Kontinuerlig er opptatt av å forbedre tjenestekvaliteten og utnytte ressurser
• Sørger for god informasjon, kommunikasjon og dialog med medarbeiderne og brukerne
• Jobber for å skaper godt omdømme for sin enhet og kommunen

Sør-Varanger kommune er organisert i en to-nivåmodell med beslutningsnivåene rådmannsnivået og enhetsledernivået i en stab-linje organisasjon. For at organisasjonen skal fungere rasjonelt er det svært viktig at etablerte møtearenaer gjenspeiler og støtter opp under den valgte modellen. At vi har en felles forståelse for våre ulike roller, oppgaver og funksjon er også en forutsetning for en velfungerende organisasjon.

Dette dokumentet beskriver funksjonsorganiseringen og møtestrukturen i Sør-Varanger kommune, hvem som deltar på de ulike arenaene og hvilken funksjon møtene har.

Rådmannen har også arbeidet med å konkretisere roller og oppgaver for sentrale funksjoner i kommunen. Det er ikke sett på særskilte stillinger, men er begrenset til å gjelde enhetsledere, kommunalsjef og leder for stabsavdelingene.

2. Møtestruktur

Nedenfor beskrives rådmannens faste møter med stabs- og enhetsledere i Sør-Varanger kommune.

2.1 Rådmannens ledergruppe – ledermøte

Består av: Rådmann, plan- og utviklingssjef, kommunalsjefer, økonomisjef og personalsjef

Møter: Hver mandag kl.9.00 – 11.00.

Mandat:         Utøve strategisk ledelse og beslutte

Rådmannens ledergruppe har følgende oppgave:

• Overordnet ledelse
• Politisk premissgiver og kontakt
• Legge den langsiktige ”kurs”, overordnet mål og strategier
• Organisere virksomheten
• Sørge for god utnyttelse av ressursene
• Utøve seremonier
• Koordinering, samordning, samhandling og drøfting av strategiske valg
• Vurderinger av løpende drift basert på case
• Innspill til temaer for drøftelse i de andre møtene
• Delta i politiske råd og utvalg

2.2 Lederforum

Består av:      Rådmannens ledergruppe, enhetsledere, skolefaglig rådgiver, prosjektleder tildelingskontoret  

Obligatorisk deltakelse          

Rådmannen innkaller andre etter behov.

Møter:                        Ca hver 6. uke eller etter behov med egen innkalling og med sakliste

                        Følgende møter er satt opp for vår 2015:

                        Fredag 23 januar kl.12-14

Torsdag og fredag 19-20 februar – Svanhovd to hele dager

Torsdag 9 april 12-15

Torsdag 21 mai 12-15

Torsdag 18 juni 12-15

Mandat:         Rådmannens faste møte med enhetslederne i organisasjonen. Refleksjonsarena hvor temaer diskuteres til forståelse og innspill til rådmannens beslutninger

Lederforum har følgende oppgaver:

• Sikre felles forståelse av lederoppgavene og forventningene til disse.
• Gjennomgang av tema som omhandler lederrollen, herunder sikre forståelsen av fordeling og samhandling rundt oppgavene i organisasjonen.
• Gjennomgang av tema som er viktig for å ha en helhetlig organisasjons forståelse
• Arbeidsarena for utviklingsarbeid i organisasjonen som blant annet kan omhandler lederrollen og utvikling av ”nye” verktøy og/eller saker som er viktige for lederne i Sør-Varanger kommune.
• Dele informasjon av strategisk betydning.
• Dele kunnskap.

Dette ivaretas igjennom:

• Rådmannen setter dagsorden for møtets innhold og vurderer saker/tema som møtets medlemmer foreslår satt på dagsorden.
• Rådmannen sender ut innkalling med tema
• Rådmann har fast post i programmet med informasjon og status i organisasjonen.
• Saker og prosesser i årets løp.
• Presentasjoner av viktige strategiske emner
• Møtet er obligatorisk.

Dette gjøres for å oppnå:
Felles forståelse av forventningene til lederne i Sør-Varanger kommune, samt sikre forståelse for hvem skal arbeide på hvilke oppgaver i organisasjonen og hvorfor.

• Stimulere til en åpen, undersøkende og reflekterende arbeidsform i organisasjonen.
• Dypere analyse av temaområder og viktige enkeltsaker.
• Søke å sikre integrasjon og helhet i arbeidet med viktige temaområder og aktuelle saker.

2.3 Arbeidsgiverkonferanse

Består av:      Lederforum og mellomledere med delegert myndighet. Møtet er obligatorisk.

Møter:             En gang pr. år, fortrinnsvis 2 kvartal

Mål:                            Målet med arbeidsgiverkonferansen er å utvikle en felles forståelse av forventningene til lederne i Sør-Varanger kommune, samt sikre forståelse for hvem skal arbeide på hvilke oppgaver i organisasjonen. Herunder viktige avgrensninger til stab/støtteavdelingene.

Arbeidsgiverkonferansen har følgende formål:

• Kompetansegivende samlinger innen ledelse for de ledere som utøver daglig ledelse 
• Samlingen skal legge vekt på P (personal), A (administrasjon) og Ø (økonomi)
• God helhetlig organisasjonsforståelse gjennom arbeidet med viktige temaområder og aktuelle saker.
• Fordypninger og oppdateringer fra stabsavdelingene og andre innen tematikk som omhandler kvalitet og retningslinjer i utøvelse av lederrollen.
• Tydeliggjøring av forventninger til lederne og ledelsesutøvingen Gjennomgang av tema som er viktig for å ha en helhetlig organisasjonsforståelse.
• Arbeidsarena for utviklingsarbeid
• Informasjonsdeling av strategisk betydning.

Dette ivaretas gjennom:

• Heldagsmøte en gang pr år.
• Innkalling med tema og tidsforbruk.
• Gjennomgang og fordypninger på viktige emner innen ledelse. Det kan også arbeides på aktuelle tema, samt forarbeid til nye lover, forskrifter, prosedyrer og planer. Gruppearbeid med tid til refleksjon og idemyldringer kan være en mulig arbeidsmetode.
• Refleksjoner over det mulige handlingsrommet til lederne. Utviding av ”horisonter” gjennom økt innsikt i viktige tema samt forståelse for ”grensesetting”.

2.4 HMS dagen

Består av:      Lederforum og ledere med delegert myndighet, hovedtillitsvalgte, hovedverneombud og verneombud

Møter:                        En gang pr år, fortrinnsvis 4 kvartal.

Mandat:

• Arbeidsgiver har ansvar for å sikre at arbeidsmiljøet er fullt forsvarlig og i samsvar med regelverket gitt i lov og forskrift.
• Sør-Varanger kommunes HMS-arbeid skal være en integrert del av den daglige driften slik at kommunens mål om å være en god og trygg arbeidsplass nås.

HMS-dagen skal:

• Bidra til at alle enheter i kommunen arbeider systematisk med helse, miljø og sikkerhet
• Sikre at alle med arbeidsgiveransvar innehar oppdatert og relevant kompetanse innen HMS
• Bidra til reduksjon av sykefravær ihht målene i IA-avtalen og kommunens overordnede plan for reduksjon av sykefravær

Gjennomføring:

AMU oppnevner en arbeidsgruppe som har ansvar for gjennomføring av HMS-dagen, herunder fastsette program med aktuelle tema, praktisk tilrettelegging og evaluering. HMS-rådgiver deltar i arbeidsgruppa.

 2.5 Rådmannens møte med hovedtillitsvalgte og hovedverneombud

Består av:      Rådmannens ledergruppe, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud

Møter:             6 ganger pr år etter egen innkalling med sakliste.                                                               HTV, hovedverneombud og rådmann kan melde inn saker.

Møtet med de hovedtillitsvalgte har følgende oppgaver:

• Ivareta forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker på overordnet nivå.
• Gjensidig informasjon.

2.6 Enhetsleders møte med plasstillitsvalgt

Består av:      Enhetsleder, leder med personalansvar, plasstillitsvalgt

Møter:                        Minst en gang pr måned etter enhetsleders innkalling og med sakliste

Mandat:         Ivareta forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker på enhetsleder.

Gjensidig informasjon

Drøftinger

2.7 Enhetsleders møte med verneombud

Består av:      Enhetsledere, verneombud.

Møter:                        Minst en gang pr måned etter innkalling av enhetsleder og med sakliste

Mandat:         Ivareta forholdet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker på virksomhetsnivå mht HMS-arbeid i virksomheten.

Gjensidig informasjon

Vernerunder

2.8 Ledernettverk

Består av:      Tverrfaglig sammensatt gruppe av enhetsledere

Møter:            Etter behov  

                        Frivillig

Mandat:         Utvikle god ledelse av kommunen

Ledernettverkene har følgende oppgaver:

• Støtte opp under rådmannens ledermøte
• Være støtte for hverandre i de daglige utfordringer
• Drøfte lederutfordringer
• Være kontinuitetsbærere på organisasjonen kultur
• Være eiere og forvaltere av vå visjon og våre verdier
• Reflektere over kommunens utfordringer
• Samhandling

Dette gjøres gjennom:

• Rådmannen setter sammen nettverkene på nytt hvert annet år
• Velge ny leder i nettverkene hvert år.
• Medvirkning i kommunens prosesser
• Deltakelse i diskusjoner før beslutning fattes
• Være i forkant av prosesser (for eksempel økonomi- og budsjettprosesser)
• Arbeid med oppgaver som tildeles fra rådmannen og presentere
  resultat i ledermøtet
• Delta i drøftinger av organisasjonsmessige utfordringer, herunder roller og oppgaver

Dette gjøres for å oppnå:

• God ledelse av kommunen
• Felles organisasjonskultur som eies av alle
• Helhetstenking, forståelse og samhørighet
• Gode strukturer for oppgaveløsning
• Høyt nærvær
• Tilfredse medarbeidere
• Selvstendige, ansvarlige ledere
• God budsjettstyring
• Stabilitet og utvikling i ledergruppa
• Utvikle helhetlig ledelse
• Gode tjenester til brukerne

2.9 Fagnettverk

2.9.1 Fagnettverk Grunnskole

Fagnettverket Grunnskole består av:

• Kommunalsjef ved behov
• Rektorer
• Enhetsledere
• Skolefaglige rådgiver
• Fagleder fra PPT
• Enhetsleder barnehage ved behov
• Enhetsleder Kompetansesenteret

Møter:

• En gang pr. måned etter egen innkalling og med saksliste

Mandat:

• Å sikre kvalitet og utvikling i grunnskolen
• Å sikre at formålet i Opplæringsloven ivaretas

Formålet med fagnettverket er å sikre faglig utviklingsarbeid og kvalitetsutvikling i skolene i Sør-Varanger samt sikre samarbeid og effektiv kunnskapsdeling mellom skolene.

Fagnettverk for grunnskolen har følgende oppgaver:

• Bygge opp en felles identitet for Sør-Varanger skolen
• Koordinere og samordne kvalitetsutvikling på grunnskoleområdet
• Utvikle felles forståelse for organisasjonen
• Informasjonsutveksling
• Kunnskapsutveksling
• Erfaringsutveksling

Dette gjøres gjennom:

• Rektorene fordeler oppgaven med å være ledere seg imellom, to rektorer har ansvar for møtene et halvt år av gangen
• Rektorene sender inn saker de ønsker å ta opp
• Skolefaglig rådgiver kan melde inn saker enten på vegne av seg selv eller rådmannen
• Ledende rektorer sender ut innkalling med saksliste og tidsforbruk og skriver referat
• Aktuelle personer inviteres etter behov for å orientere om utviklingsarbeid
• Møtet er obligatorisk

Dette gjøres for å oppnå:

• Felles forståelse av forventningene til rektorer/enhetsledere i grunnskolen, samt sikre forståelse for hvem som skal arbeide med hvilke oppgaver og hvorfor
• Stimulere til en åpen, undersøkende og reflekterende arbeidsform
• Analyse av temaområder og viktige enkeltsaker
• Søke å sikre integrasjon og helhet i arbeidet med viktige temaområder og aktuelle saker

2.9.2 Fagnettverk Barnehage

Fagnettverk Barnehage består av:  

• Kommunalsjef ved behov
• Styrere
• Enhetsledere ved behov
• I virksomheter der styrerfunksjonen er delegert til rektor møter pedagogisk leder fra barnehage
• Styrere i private barnehager
• Fagleder PPT
• Skolefaglig rådgiver ved behov  

Møter:

• En gang pr måned etter egen innkalling og med sakliste

Mandat:

• Å sikre kvalitet og utvikling av barnehagesektoren
• Å sikre at formålet i barnehageloven ivaretas

Fagnettverk barnehager har følgende oppgaver:

• Utvikle strategier for barnehagefaglig utvikling
• Koordinere og samordne kvalitetsutvikling på barnehageområdet
• Utvikle felles forståelse
• Informasjonsutveksling
• Kunnskapsutveksling
• Erfaringsutveksling
• Godt nytt utveksling

Dette ivaretas igjennom:

• Enhetsleder bestemmer møtets innhold og vurderer saker og tema som foreslår satt på dagsorden.
• Enhetsleder sender ut innkalling med saksliste og tidsforbruk.
• Enkeltstyrere / grupper kan bli bedt om å presentere utviklingsarbeid m.m.
• Møtet er obligatorisk

Dette gjøres for å oppnå:

• Felles forståelse av forventningene til styrere og enhetsledere  i barnehagene, samt sikre forståelse for hvem som skal arbeide med hvilke oppgaver og hvorfor.
• Stimulere til en åpen, undersøkende og reflekterende arbeidsform
• Dypere analyse av temaområder og viktige enkeltsaker.
• Søke å sikre integrasjon og helhet i arbeidet med viktige temaområder og aktuelle saker.

2.9.3 Fagnettverk helse, omsorg og velferd

Fagnettverket Omsorg og velferd består av:

• Kommunalsjef for helse og omsorg
• Enhetsleder hjemmebasert omsorg
• Enhetsleder sykehjemmene
• Enhetsleder Tjenesten for funksjonshemmede
• Enhetsleder barne- og familieenheten
• Enhetsleder NAV
• Prosjektleder tildelingskontoret

Møter:

• En gang pr. måned etter egen innkalling og med saksliste

Mandat:

• Å sikre kvalitet og utvikling innenfor omsorg og velferdsområdene
• Å sikre at formålet i helse og omsorgsloven ivaretas
• Å sikre at samhandlingsreformen implementeres og utvikles lokalt.
• Identifisere områder for samhandling og utvikle disse på systemnivå.

Fagnettverk for helse, omsorg og velferd har følgende oppgaver:

• Koordinere og samordne kvalitetsutvikling innenfor omsorg og velferd
• Utvikle felles forståelse for ulike fagområdene, som igjen skal danne grunnlaget for kommunens policy innenfor helse, omsorg og velferdstjenestene  
• Informasjonsutveksling
• Kunnskapsutveksling
• Erfaringsutveksling

Dette gjøres gjennom:

• Enhetslederne fordeler oppgaven med å være leder seg imellom. En enhetsleder har ansvar for møtene et halvt år av gangen
• Enhetslederne sender inn saker de ønsker å ta opp
• Den enhetsleder som har ansvaret for at det sendes ut innkalling med saksliste og tidsforbruk skrives også referat
• Aktuelle personer inviteres etter behov for å orientere om utviklingsarbeid
• Møtet er obligatorisk

Dette gjøres for å oppnå:

• Felles forståelse av forventningene til enhetsledere innenfor omsorg og velferd, samt sikre forståelse for hvem som skal arbeide med hvilke oppgaver og hvorfor
• Stimulere til en åpen, undersøkende og reflekterende arbeidsform
• Analyse av temaområder og viktige enkeltsaker
• Søke å sikre integrasjon og helhet i arbeidet med viktige temaområder og aktuelle saker

2.9.4 Fagnettverk Tekniske tjenester

Fagnettverket Tekniske tjenester består av:

• Plan- og utviklingssjef
• Enhetsleder tekniske tjenester
• Havnesjefen 
• Daglig leder Barentshallene KF
• Øvrige etter avtale og behov
•  

Møter: En gang pr. måned etter egen innkalling og med saksliste

Mandat:

• Å sikre kvalitet og utvikling innenfor felles infrastruktur, fagområder og tekniske tjenester.
• Identifisere områder for samhandling og utvikle disse på systemnivå
• Spesielt fokusområde er utvikling av risiko- og sårbarhetsanalyser for Sør-Varanger kommune..

Fagnettverk har følgende oppgaver:

• Koordinere og samordne kvalitetsutvikling innenfor fagområdene
• Utvikle felles forståelse for de ulike fagområdene, som igjen skal danne grunnlaget for kommunens policy.
• Informasjonsutveksling
• Kunnskapsutveksling
• Erfaringsutveksling

Dette gjøres gjennom:

• Plan- og utviklingssjef er leder for fagnettverket
• De øvrige lederne kan sende inn saker de ønsker å ta opp
• Aktuelle personer inviteres etter behov for å orientere om utviklingsarbeid
• Møtet er obligatorisk

Dette gjøres for å oppnå:

• Felles forståelse av forventningene til de kommunal tekniske fagområdene, samt sikre forståelse for hvem som skal arbeide med hvilke oppgaver og hvorfor
• Stimulere til en åpen, undersøkende og reflekterende arbeidsform
• Analyse av temaområder og viktige enkeltsaker
• Søke å sikre integrasjon og helhet i arbeidet med viktige temaområder og aktuelle saker

3. Roller og oppgaver

Herunder konkretiseres roller og oppgaver for sentrale funksjoner i kommunen.

3.1    Plan- og utviklingssjef

Plan og utviklingssjefen skal lede Plan og utviklingsavdelingen i Rådmannens stab og, sammen med rådmannen, ha overordnet ansvar for enhetene Havn og Teknisk drift, sikre videreutvikling av organisasjonen, strategisk planlegging og arbeide med overordnede mål og strategier. Plan- og utviklingssjefen er rådmannens faste stedfortreder.

• Vektlegging av resultatledelse, målstyring, informasjonsflyt, rapportering, brukerorientering og omdømmebygging.
• Samordning og samhandling mellom enhetene.
• Viktig med evne til å skape entusiasme og oppslutning, lytte og delegere, motivere og lede prosesser, være tydelig og kommunisere godt.
• Plan og utviklingssjefen har et særlig ansvar for oppfølging av enhetene Havn og Teknisk drift, herunder personalansvar for enhetslederne.
• Plan og utviklingssjefen utøver rådmannens myndighet i forhold til disse enhetene
• Det forutsettes god kjennskap til, og forståelse for samspillet mellom politikk, administrasjon og tjenester.

3.2    Kommunalsjefer

Kommunalsjefene skal, sammen med rådmannen, ha ansvar for kommunens daglige drift, sikre videreutvikling av organisasjonen, strategisk planlegging og arbeide med overordnede mål og strategier. I konstitueringsperioden har kommunen to kommunalsjefer

• Kommunalsjef for helse- og omsorgstjenester
• Kommunalsjef for kultur og oppvekstområde.

Ved langvarig sykdom eller fravær av kommunalsjef går rådmannen inn i kommunalsjefens ansvarsområdet direkte.

• Vektlegging av resultatledelse, målstyring, informasjonsflyt, rapportering, brukerorientering og omdømmebygging.
• Forutsettes god kunnskap om IKT som verktøy for styring og kommunikasjon.
  samordning og samhandling mellom enhetene
• Kommunalsjefen skal være initiativrike og utviklingsorienterte.
• viktig med evne til å skape entusiasme og oppslutning, lytte og delegere, motivere og lede prosesser, være tydelig og kommunisere godt.
• Kommunalsjefene har et særlig ansvar for oppfølging av enhetene, herunder personalansvar for enhetslederne.
• Kommunalsjefene utøver rådmannens myndighet i forhold til enhetene.
• Det forutsettes god kjennskap til, og forståelse for samspillet mellom politikk, administrasjon og tjenester.

3.3    Enhetsleder

Enhetsleder opererer i linja og med rådmannens fullmakter. Enhetsleder skal overfor rådmannen stå ansvarlig for enhetens resultat.

Enhetsleder har innen sin enhet

• personalansvar

• økonomiansvar
• fagansvar
• administrativt ansvar

Enhetsleder utøver sin rolle innenfor vedtatte sentrale lover og forskrifter, planer og innenfor de politiske vedtak som fattes i Sør-Varanger kommune og i samsvar med den tjenestebestilling enheten mottar og innenfor gjeldende rammebetingelser.  

Enhetsleder har et selvstendig ansvar for å søke samarbeid på tvers av fagenheter og profesjoner for å skape helhet i tjenestetilbudet til den enkelte bruker. På fagområder med bare èn enhet er enhetsleder også fagansvarlig på kommunenivå.

Enhetsleder skal lojalt føle opp kommunestyrets vedtak, og sørge for at vedtak blir gjennomført.

3.4    Personal- og organisasjonssjef

Personal- og organisasjonssjefen er del av rådmannens ledergruppe som skal ivareta organisasjonsutvikling, samordning og samhandling mellom enhetene innenfor personalområdet.

• Viktig pådriver for å utvikle en moderne arbeidsgiverstrategi for hele organisasjonen
• Særlig ansvar for videreutvikling og kvalitetssikring av overordnede strategier for organisasjonsutvikling innad i organisasjonen
• Rådmannens nærmeste medarbeider i utforming og utøvelse av kommunens personal- og arbeidsgiverpolitikk
• Utøve myndighet i personalpolitiske spørsmål og enkeltsaker på vegne av rådmannen
• Yte råd og bistand til ledere i organisasjonen innen arbeidsgiver, personal- og lønnspolitiske spørsmål
• Ansvar for personal- og organisasjonsavdeling, servicekontor/arkivtjeneste, IT-avdeling og flyktningetjenesten

3.5    Økonomisjef

Økonomisjefen er del av rådmannens ledergruppe og skal ivareta alle økonomiske forhold som angår kommunen, både internt mellom enhetene og i forhold til eksterne aktører.

• Ansvar for utarbeidelse av budsjett og økonomiplaner
• Ansvar for avleggelse av regnskap
• Økonomisjefen skal yte råd og bistand i økonomiske spørsmål og har ansvar for å utarbeide gode økonomiske verktøy, rutiner og systemer som fremmer god økonomiske kontroll i organisasjonen
• Rådmannens nærmeste medarbeider i utforming og utøvelse i alle saker som angår økonomiske forhold
• Utøve myndighet på vegne av rådmannen i saker som angår låneopptak, innfordring og avskrivning av kommunale krav
• Ansvar for eiendomsskatteforvaltning
• Kommunens innkjøp er underlagt lov om offentlige anskaffelser, og oppfølgingsansvar er underlagt økonomisjefen
• Økonomisjefen har ansvar for regnskapsavdeling, økonomikonsulenter og skatteavdeling

4.     Arbeidsmetoder

4.1 Ved uenighet

En viktig kvalitet med organisasjonen er hvordan vi håndterer uenighet og konflikter. Det er legitimt å være uenig, men det er et ledelsesansvar å arbeide for løse uenighet og forebygge konflikter.

Rådmannen legger til grunn følgende fremgangsmåte ved uenighet mellom ulike ledere i kommunen:

1. 1.    Identifisere
   1. Ledere må evne å se når uenighet oppstår og reflektere over hva man er uenige om
   2. Det må diskuteres hva man er uenige om med utgangspunkt i

                                          i.    Etablering av felles forståelse for hva som er den felles oppgave

                                         ii.    Formål med oppgavene

1. Ledere må erkjenne uenigheten
2. 2.    Analysere / Forstå
   1. Lederne må evne å utforske den bakenforliggende årsak til uenigheten og se etter mønstre og systemiske årsaker
   2. Det må diskuteres hvorfor man er uenige om disse momentene
   3. Dette for å avgrense uenighet
   4. 3.    Håndtere
      1. Med utgangspunkt i analysen utforske alternative handlingsmønstre som grunnlag for hvordan håndtere uenigheten
      2. Beslutte håndtering og gjennomføre
      3. Dersom man gjenstår med uenighet ledere i mellom, skal saken løftes til rådmannen.

Sør-Varanger kommunes etablerte handlingsmønster i konflikter fremkommer i retningslinjer for å håndtere konflikter, vedtatt av KST. Retningslinjene er et faglig godt utgangspunkt for enhver uenighet og konflikt.

5.  Organisasjonskart 2015

5.1    Oversikt over stabsavdelingene og enhetene

Økonomiavdelinga

Økonomi og regnskapsavdeling

Skatteavdeling

Personal- og organisasjonsavdelinga

It-avdelinga

Servicekontoret

Lønn- og personalavdeling

Flyktningetjenesten

Plan og utviklingsavdeling

Hjemmebasert omsorg

2 avdelinger Kirkenes

1 avdeling Bjørnevatn

1 avdeling Pasvik

Bugøynes omsorgssenter

Tangenlia omsorgssenter

Kilden dagsenter

Ambulerende vaktmestertjeneste

Sykehjemmene

Wesselborgen sykehjem

Prestøyhjemmet sykehjem

Sentral kjøkken

Tangenlia bofellesskap

Utsikten dagsenter

Tjenesten for funksjonshemmede

Tangenlia

1 avdeling Hesseng

1 avdeling Kirkenes

1 avdeling Bjørnevatn

Villa aktiv

Barne- og familieenheten

Barnevernet

Pp-tjenesten

Helsestasjon

Sosialtjenesten

Psykisk helsetjeneste

Møteplassen

Omsorgsboliger i Rise Larssen gate

Frivillighetssentralen

Frisklivssentralen

Fysioterapitjenesten

Ergoterapitjenesten

NAV – kommune

Tildelingskontoret

Legetjenesten

Enhet for barnehager

Prestøya barnehage

Einerveien barnehage

Skytterhusfjellet barnehage

Kirkenes barnehage

Knausen barnehage

Hesseng barnehage

Sandnes barnehage

Rallaren barnehage

Kirkenes barneskole

Kirkenes ungdomsskole

Hesseng flerbrukssenter

Sandnes skole

Bjørnevatn skole

Pasvik oppvekstområde

Skogfoss skole

Skogfoss barnehage

Pasvik skole

Pasvik barnehage

Jarfjord og Jakobsnes oppvekstområde

Jarfjord oppvekstsenter

Jakobsnes skole

Jakobsnes barnehage

Buøynes og Neiden oppvekstområde

Bugøynes skole

Bugøynes barnehage

Neiden oppvekstsenter

Kultur og fritid

Allmenn kultur

Sør-Varanger bibliotek

Kirkenes kompetansesenter

Havnevesenet

Enhet for tekniske tjenester

Brann og feiervesenet

FDV kommunale bygninger

Vann, avløp og renovasjonsavdeling

Kommunale veier

Teknisk administrasjon med prosjektledelse

6.  Kommunens administrative årshjul

Årshjulet er utarbeidet etter en prosess i lederforum og i rådmannens ledergruppe.

1 kvartal

• Regnskapsavslutning – frist for anvisning av faktura 10. januar.

• Gjennomgang og implementering av overordnede kommunale planer

• Styrings- og oppdragsdialog på grunnlag av vedtatt budsjett

• Ferdigstillelse av virksomhetsplan på enhetsnivå

• HMS-handlingsplan - frist 1. februar

• Utarbeidelse av årsmelding. Frist 1. mars

• Årlig utvidet lederforum ( i 2015 på Svanhovd)

• Kompetansehevingsplan – strategi – årlig (utsettes til 2016)

• Styrings- og oppdragsdialog på grunnlag av vedtatt budsjett

• Kostra-rapportering - rapportering på tilskuddsmidler ca 15.03/01.04

• Seniorpolitiske tiltak – årlig gjennomgang

• Sør-Varanger kommunes lønnspolitikk – årlig gjennomgang

• Plan for intern revisjon/intern kontroll

• Gjennomgang av beredskapsplaner

2 kvartal

• Tilstandsrapport skole (lovpålagt)

• Intern arbeidsgiverkonferanse

• Ferieplan

• Reforhandling av arbeidstidsordninger – turnus

• Budsjettregulering

• Oppstart av arbeidet med budsjett og økonomiplan for økonomiplanperioden

• Forslag til prioritering – lokale forhandlinger – frist 30. juni

• Medarbeidersamtaler – frist innen 1. juli

• Økonomirapportering – januar – april. Frist 10. mai

3. kvartal

• Økonomirapportering – mai – august. Frist 10. september

• Budsjettarbeid

• Lokale forhandlinger

• AKAN – årlig gjennomgang

• Varslingsrutinene – årlig gjennomgang

• Rutiner for konflikthåndtering – årlig gjennomgang

4.kvartal

• Tilsyn hos eksterne leverandører (kjøp av tjenester - lovpålagt)

• HMS dag

• Ajourhold av beredskapsplan m/varslingslister og ROS-analyser

• Etiske retningslinjer – årlig gjennomgang

• Antikorrupsjonsarbeid – etisk refleksjon i enhetene