Hjemmel for ordningenSalangen kommune har - med hjemmel i personopplysningsloven §§ 11, 15 og 28 - inngått avtale om avlevering/deponering av en rekke sensitive kommunale personregistre, som har gått ut av bruk, til Arkiv Troms. Bakgrunnen for denne avtalen finnes i personvernlovgivningen, som kommunen ønsker å etterleve på best mulig måte.
Materiale som skal avleveresI henhold til avtalen skal følgende personregistre avleveres:
- Klientarkiv (klientmapper) etter lov om sosiale tjenester
- Barnevernarkiv (barnevernmapper) etter lov om barneverntjenester
- Elevarkiv (elevmapper) fra forvaltningsenheten og grunnskolene
- Arkiv vedrørende barn i barnehage (ekstra tiltak/støtte) fra barnehageadministrasjonen og barnehagene
- Klientarkiv fra flyktningekontor
- Brukerarkiv (pleie- og omsorgsmapper) fra pleie- og omsorgsektor
- Pasientjournaler og helsekort fra kommunehelsetjenesten
Tidspunkt for avleveringMaterialet skal overføres 10 år etter siste kontakt (siste innføring). Dette gjelder alle typer registre unntatt arkiv vedrørende barn i barnehage der regelen er 5 år etter siste kontakt.
Arkivskapers forpliktelserAlle som skal avlevere personregistre skal før overføring sørge for å:
- ta kontakt med Arkiv Troms for å avtale tidspunkt for avlevering og mottak
- gjennomgå materialet med tanke på arkivbegrensing og kassasjon
- listeføre materialet (navn og fødselsdato på personene)
- pakke materialet for forsvarlig forsendelse etter nærmere instruksjoner gitt av Arkiv Troms
Flere opplysninger om hvordan avleveringen skal gjennomføres finnes på Arkiv Troms.
Arkiv Troms forpliktelserArkiv Troms forplikter seg til å:
- sørge for forsvarlig oppbevaring og sikring i arkivlokaler som tilfredsstiller kravene til arkivdepot i arkivloven med forskrifter
- sørge for at materialet er sperret for innsyn og bruk i tråd med gjeldende lovverks bestemmelser om taushetsplikt og sperregrenser
- sørge for at avleverende instans får materialet tilbake når det finnes hjemmel for innsyn og bruk
- gjennomføre sikringstiltak som følger av personopplysningslovens §§ 13 og 14
- holde oversikt over alle avleveringer og total arkivbestand
|