|
Rådmannen har delegert det operative arkivansvaret etter Arkivlovens §6 og §8 til avdelingsleder for Dokumentsenteret. Avdelingsleder for Dokumentsenter har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er faglig overordnet arkivpersonalet. Avdelingsleder rapporterer til enhetsleder Organisasjon. Avdelingsleder for Dokumentsenter er leder for arkivtjenesten og skal gi rettledning og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Avdelingsleder Dokumentsenter skal
- holde seg oppdatert om den faglige og teknologiske utviklingen på arkivsektoren, og om endringer i lover og regelverk for offentlige arkiver.
- gi faglig veiledning til arkivpersonalet og sørge for at arkivmedarbeiderne får tilbud om å utvikle sin faglige kompetanse og holde seg oppdatert om den faglige utviklingen.
- tas med på råd når kommunen skal ansette medarbeidere i arkivtjenesten og gi nyansatte nødvendig opplæring.
- rapportere til ledelsen i kommunen om virksomheten til arkivtjenesten og legge fram forslag om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet.
- utarbeide virksomhetsplaner for arkivtjenesten.
- føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglene i arkivplanen.
- føre kontroll med at arkivene i kommunen er forsvarlig oppbevart og sikret.
- ta initiativ til oppdatering/endringer i arkivplanen. Arkivplanen gjennomgås minimum 2 ganger årlig, og endres ved behov. Ved store endringer som for eksempel endringer i organisasjonen eller ved periodisering må arkivplanen oppdateres. Ved store endringer bør planen periodiseres og arkiveres.
- være kontaktperson til Arkivsenter Sør.
- tas med på råd når kommunen skal velge sak-/arkivsystem og fagsystemer.
- få anledning til å uttale seg om de arkivmessige konsekvensene av planlagte omorganiseringer i kommunen.
|