Nødprosedyrer ved driftsstans1-2 dagers driftsstans
Dersom systemet er ute av drift i en kort periode (1-2 dager) skal journalføringen utsettes til driften er i gang igjen. Det blir ikke fordelt post utenom i spesielle tilfeller. Saksmapper skal da kunne lånes ut til saksbehandler etter forespørsel, og det skal føres utlånskort og en egen utlånsliste. Ved fulleelektronisk arkiv gjelder ikke dette. Mer enn 2 dagers driftsstans: Dersom sak-/arkivsystemet er ute av drift over en lengre periode (mer enn 2 dager), skal posten journalføres i en egen papirbasert journal. Kopi av de innkomne dokumentene med kopi av journalen skal sendes til avdelingene i sine saksmapper for fordeling. Også her skal det føres utlånslister. Både notater, ut- og inngående brev produsert i denne perioden skal skannes når systemet kommer i drift igjen. (For utgående brev og notater kan det vurderes annen elektronisk mellomlagring på et område der kun arkivet har tilgang til fila. Denne importeres til sak-/arkivsystemet når det er i drift igjen). Dersom det er nødvendig å få ta i dokumenter fra det helelektronisk arkiv må IKT avdeling kontaktes for å få ut backup.
|