|
Virksomhet har ett sentralt postmottak. All inngående fysisk post til Virksomhet skal sendes postmottaket for sortering og skanning. (Telefaks skal vurderes og behandles som annen post med hensyn til skanning, dersom det kommer) Åpne og sortere innkommet post og klargjøre denne for skanning. Daglig når posten ankommer postmottaket. Rutinebeskrivelse og ansvarlig utførende
| 1.
|
Posten sorteres i arkivverdig og ikke arkivverdig post.
|
ARK
|
| 2.
|
Arkivverdig post stemples med dato.
|
ARK
|
| 3.
|
Arkivverdig post sorteres i hoveddokumenter og vedlegg adskilt med strekkodeark.
|
ARK
|
| 4.
|
Posten skannes og behandles automatisk i PixEdit etter forhåndsdefinerte regler.
|
ARK
|
| 5.
|
Innskannet post journalføres og skannes sentralt i Virksomhet.
|
ARK
|
| 6.
|
Ikke arkivverdig post.
Distribueres til antatt mottaker, avklarer ev. med saksbehandler.
Eventuelt henvise til egen sorteringsmatrise om det finnes.
|
ARK
|
| 7.
|
Papirdokumentene oppbevares i 6 måneder, sortert løpende etter journaldato, før de makuleres.
|
ARK
|
|
|