|
Det er viktig å dokumentere sammenheng og knytning mellom dokumenter og tilhørende svardokumenter slik at denne informasjonen enkelt kan gjenfinnes i det elektroniske arkivet. Denne rutinen skal bidra til at journalposter med restanse avskrives korrekt og sikrer denne informasjonen. Rutinen skal også sikre registrering, journalføring og gjenfinning av utgående journalposter og ivareta krav til offentlighet. Saksbehandler er ansvarlig for at journalposter med restanse følges opp og avskrives. Det kan være knyttet krav om oppfølging (restanse) til dokumenttypene I, N og U og disse journalpostene vil ikke kunne slettes fra brukerens kurver hvis de ikke avskrives daglig/ved behov. INNGÅENDE DOKUMENTER: All inngående post journalføres av arkivtjenesten med unntak av post til brannstasjonen og boliglånskontoret som journalfører selv. Status M (midlertidig journalført av arkivet): Gjelder skannede dokumenter og tilknyttede filer mottatt elektronisk Status S (midlertidig journalført av saksbehandler): Gjelder tilknyttede filer saksbehandler har mottatt elektronisk Arkivtjenesten kjører rapport hver ettermiddag på journalposter i status M og S.
- Dokument kvalitetssikres i forhold til lesbarhet og at alle sider og vedlegg er tilknyttet. Status endres deretter fra M til J (journalført) og fra S til J.
UTGÅENDE DOKUMENTER: Saksbehandler produserer utgående dokumenter i sak/arkivsystem. Journalposten har status R (reservert) mens saksbehandler jobber på den. Når dokument og eventuelle vedlegg er ferdige og sendes/mailes skal status endres til E (ekspedert). Oversikt over journalposter i status R sendes saksbehandlere hyppig. |