|
Deponering:
Når en arkivperiode i et elektronisk sak – og arkivsystem er avsluttet, skal en elektronisk versjon av journalen
oppbevares i arkivdepot. Kommunen (arkivskaperen) beholder råderetten og ansvaret for dette materiale fram
til avlevering er sluttført. For elektronisk arkiv skal det også deponeres dokument i papirformat. Elektronisk
arkiv skal deponeres til arkivdepot når bortsettingsperioden er avsluttet. Depotordning - Eldre og avsluttede arkiver
IKA Kongsberg er eiernes depot for eldre og avsluttede arkiver. Etter arkivlova med forskrifter skal arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål til arkivdepot når arkivmaterialet er ca. 25-30 år gammelt (eldre arkiv), eller når organet er nedlagt (avsluttet arkiv).
IKA Kongsbergs nye magasin oppfyller alle arkivlovens krav til arkivdepot. Magasinet er dimensjonert for ca. 20.000 hyllemeter arkiv (arkivbokshøyde). Dette inkluderer egne hyller for kart, tegninger og foto. Etter innflytting i nytt magasin har arkivbestanden i magasin økt fra ca. 5000 til ca. 15.000 hyllemeter. IKA Kongsberg tilbyr følgende tjenenester innen depot:
- Magasinplass for eldre og avsluttede arkiver. Dette gjelder både administrativt arkiv, rettighetsdokumentasjon og fotoarkiver
- Betjening av deponert arkiv for våre eiere, forskere og publikum for øvrig. Betjening kan utføres pr. e-post, brev, telefon eller på lesesal
- Ordning og katalogisering av deponerte arkiver
- Publisering av deponert arkiv på Arkivportalen
- Rådgiving knyttet til håndtering og oppbevaring av fysiske arkiver
- Kurs og opplæring for kommunens ansatte i arkivfag og relevant lovverk
- Innbinding av møtebøker, kopibøker og journaler, som etter arkivforskriften skal bindes inn, utføres mot betaling
- Ordning av kaosarkiver til kostpris
- Sanering av mugginfiserte arkiver til kostpris
|
|