Sjekkliste - hva skal arkiveres?«Hver og én har nå blitt sin egen arkivsjef. Hvilke e-poster vil jeg slette, hvilke tar jeg vare på og hvor lenge?» Med «arkiveres» menes her lagring i elektronisk godkjent arkivløsning. Det er innholdet som avgjør om du skal ta vare på det materiale du har fått. Fordi du er i det offentliges tjeneste vil din «personlige» e-postkasse inneholde dokumentasjon som er av offentlig interesse. Det kan være dokumentasjon som er viktig for noens rettssikkerhet. Denne sjekklisten kan hjelpe deg å avgjøre om e-posten du sitter med skal til arkivet:
| Dokumentets innhold
|
Ja
|
| Inngår dokumentet i saksbehandling?
|
|
| Vil dokumentet kreve oppfølging?
|
|
| Vil innholdet bety noe når det har gått en stund?
|
|
| Forteller det noe om organisasjonen?
|
|
| Er denne e-posten viktig for organisasjonen?
|
|
Hvis ja på noen av spørsmålene; arkiver den!Eks på dokumenter som skal arkiveres: Materiale som dokumenterer saksbehandling, vedtak og oppfølging i egen administrasjon, - uavhengig av hvem. Inngående brev, søknader, notater, utredninger, kopi av utgående brev, anbefalinger og vedtak. Post som inneholder vesentlig dokumentasjon. |