| Før ekspedering klargjør saksbehandler utgående post ved å skrive ut de respektive dokumenter, legge utgående korrespondanse i det fysiske rosa saksomslaget, og sende dette med internbudet til sentralarkivet. Saksbehandler sørger for nødvendige underskrifter. Underskriftene skal skrives med blå lysekte penn. Dersom det skal sendes ut kopi av dokumentet til ekstern eller intern mottaker, skal saksbehandler påføre dette elektronisk i journalposten og dokumentet. Er det vedlegg til dokumentet, påføres dette elektronisk i journalposten. Sørg for at opplysningene også vises på brevet.
Ferdigregistrerte dokumenter påføres følgende statuskode av saksbehandler:
F - på journalposten – ferdig fra saksbehandler
F - på ferdig dokument/vedlegg – ferdig og låst Dersom saksbehandler selv ekspederer dokumentene, må arkivet ha ett fullstendig sett av korrespondansen.
Ferdigregistrerte dokumenter som saksbehandler selv ekspederer skal saksbehandler påføre følgende statuskode:
E - på journalposten – ferdig og ekspedert fra saksbehandler
F - på ferdig dokument/vedlegg – ferdig og låst Kopibok erstattes av elektroniske oversikter i sakarkivsystemet.
|