| Ansvarlig: Møtesekretær Kun saker som er godkjent i sakarkivsystemet, og som er oversendt møtesekretær i fullstendige og ordnede saksmapper innen fastsatt frist, blir ført opp på sakslisten for behandling til det aktuelle møtet. Saker som innmeldes etter fristen, skal normalt ligge over til neste ordinære møte. Dersom det er sterkt ønskelig med raskere behandling, vil ansvarlig leder forelegge fylkesordfører/hovedutvalgsleder spørsmålet om saken likevel kan tas med. Dersom det er tidsmessig mulig, blir saken ettersendt. Møtesekretær kontrollerer at riktig saksmal er benyttet, og at de informasjoner som malen fordrer er fylt ut, så som; historikk, hvilke lokale politiske organ som skal behandle saken, eventuell videre behandling, anførte vedlegg (at også disse er ført elektronisk), arkivkode, saksbehandler og eventuelt saksordfører. Mangelfulle saksmapper returneres til saksbehandler. Foreløpig sakliste settes opp i samarbeid med fylkesordfører/utvalgsleder/leder. Møtesekretær utarbeider sakspapirer og kontrollerer at eventuelle vedlegg ligger ved de respektive saker. Møtesekretær koordinerer kopieringsarbeidet med trykkeriet, og har ansvaret for klargjøring av saksdokumentene for utsending til medlemmer/vara-medlemmer og andre etter egen liste. Dokument som er unntatt offentlighet sendes ut på farget papir (lys grønt) til faste medlemmer, innkalte varamedlemmer og andre etter egen liste. Ansvar for oppbevaring og makulering av dokumentene er tillagt mottakerne, samt ansvar for å levere inn dokumentene etter møtet. Ved meldt forfall fra et av utvalgets medlemmer, skal møtesekretær så raskt som mulig sørge for at varamedlem blir innkalt, evt. gjennom kontakt med gruppeleder. Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møtet, innkalling og sakliste gjøres i forbindelse med åpning av møtet.
Gjennom meldingssaker*, som egen sak, orienteres utvalget om saker som er behandlet utenom vanlig saksgang på grunn av knappe tidsfrister, og om saker
som er avgjort etter fullmakt. Orienteringer til utvalget blir eventuelt protokollert under ’eventuelt’ som egen sak. *Melding om vedtak i hastesaker skal legges fram på førstkommende møte. *Melding om vedtak i delegerte saker kan samles opp og legges frem for politisk utvalg, for eksempel hvert kvartal. Se også reglement for politisk arbeid i Telemark fylkeskommune.
|