|
Ansvarlig: Møtesekretær Vedtakene og hva som skjedde under møtet registreres i fylkeskommunens sakarkivsystem. Møtesekretæren utarbeider en møteprotokoll som sendes ut etter egen liste. Deretter produseres endelige sakspapirer med vedtak som oversendes aktuell saksansvarlig. De opprinnelige sakspapirene makuleres. Hvordan praktisere ”utsatt” sak. En utsatt sak er en sak som ikke er behandlet. Man må følge med på hva vedtaket i saken sier. Hvis det står i vedtaket at saken er utsatt i påvente av flere opplysninger er saken behandlet (status BE) og man må lage nytt saksframlegg og ny behandling til neste møte. Ved en utsatt sak skal man sette status UT, og det skal ikke gjøres endringer i saksframlegget. Ved de tilfeller der det står i vedtaket at saken er utsatt og det bare er avtalt muntlig at det må mer opplysninger til, skal man sette saken til utsatt (UT) og registrere de nye opplysningene som et vedlegg til saksframlegget. Her må man passe på å legge inn en beskrivende tittel på hva dokumentet omhandler. Grunn til at man må gjøre det på denne måten er at da vil opplysningene komme med når man lager sakspapirer til neste møte og offentligheten vil få tilgang på korrekt måte. |