|
Ansvarlig: Arkivleder og saksbehandler Ingen saker eller dokumenter skal lånes ut fra sentralarkivet uten at det fylles ut fysiske og elektroniske utlånskort, dette gjelder både eksterne og interne utlån. Saken legges i et eget utlånsomslag og utlånskortet legges på plass i det fysiske arkivet. I tillegg merker man av for utlån i den elektroniske journalen. Saker som returneres til sentralarkivet skal aldri settes på plass av andre enn arkivpersonalet. Det skal kun hentes ut hele saksmapper. Ønskes enkeltdokumenter fra saksmappen, kan disse kopieres for senere å makuleres. Det er ikke tillatt å bringe utlånte saksmapper ut av «huset». Ved jevne mellomrom skal det tas ut en oversikt over alle utlånte saker, som sendes til rette vedkommende som en purring på at sakene skal returneres arkivet. Når en ansatt slutter skal arkivet ha beskjed om dette slik at det kan sjekkes om vedkommende har saker eller dokumenter til utlån slik at disse kan returneres arkivet. |