Instruks om avlevering av sensitive personregistre

Hjemmel for ordningen

Storfjord kommune - med hjemmel i personopplysningsloven §§ 11, 15 og 28 - har inngått avtale om avlevering/deponering av en rekke sensitive kommunale personregistre, som har gått ut av bruk, til Arkiv Troms. Bakgrunnen for denne avtalen finnes i personvernlovgivningen.

Materiale som skal avleveres

I henhold til avtalen skal følgende personregistre avleveres:

• Klientarkiv (klientmapper) etter lov om sosiale tjenester
• Barnevernarkiv (barnevernmapper) etter lov om barneverntjenester
• Elevarkiv (elevmapper) fra forvaltningsenheten og grunnskolene
• Arkiv vedrørende barn i barnehage (ekstra tiltak/støtte) fra barnehageadministrasjonen og barnehagene
• Klientarkiv fra flyktningetjenesten
• Brukerarkiv (pleie- og omsorgsmapper) fra pleie- og omsorgssektor
• Pasientjournaler og helsekort fra kommunehelsetjenesten

Tidspunkt for avlevering

Materialet skal overføres 10 år etter siste kontakt (siste innføring). Dette gjelder alle typer registre.

Arkivskapers forpliktelser

Når Storfjord kommune skal avlevere personregistre skal arkivleder før overføring sørge for å:

• ta kontakt med Arkiv Troms for å avtale tidspunkt for avlevering og mottak
• gjennomgå materialet med tanke på arkivbegrensing og kassasjon
• listeføre materialet (navn og fødselsdato på personene)
• pakke materialet for forsvarlig forsendelse etter nærmere instruksjoner gitt av Arkiv Troms

Flere opplysninger om hvordan du går fram for å få avlevert personregistermateriale finnes under periodiske arkivrutiner i arkivplanen og på Arkiv Troms' nettsider.

Arkiv Troms' forpliktelser

Arkiv Troms forplikter seg til å:

• sørge for forsvarlig oppbevaring og sikring i arkivlokaler som tilfredsstiller kravene til arkivdepot i arkivloven med forskrifter
• sørge for at materialet er sperret for innsyn og bruk i tråd med gjeldende lovverks bestemmelser om taushetsplikt og sperregrenser
• sørge for at avleverende instans får materialet tilbake når det finnes hjemmel for innsyn og bruk
• gjennomføre sikringstiltak som følger av personopplysningslovens §§ 13 og 14
• holde oversikt over alle avleveringer og total arkivbestand