|
Det aktive arkivet (dagligarkivet, bruksarkivet) består av den delen som det fremdeles arbeides med og som ikke er avsluttet. Det aktive arkivet består av flere arkivserier med forskjellig innhold, og disse er ordnet på ulike måter. Møtebøker med referat fra møter i styrer, råd og utvalg er de viktigste arkivserien i ethvert arkiv. De skal være komplette, attesterte og ført i samsvar med gjeldende retningslinjer. Dette gjelder for alle typer møtebøker i organisasjonen. Møtebøker er et overordnet materiale og skal aldri kasseres. Det skal derfor benyttes papir som er godkjent av Riksarkivaren, og de skal bindes inn årlig på en faglig forsvarlig måte og oppbevares under betryggende forhold. Til daglig bruk skal det benyttes kopi av møteboka. Dersom møtebøkene blir ført i løsbladsystem, skal referatene fra den avsluttede perioden bindes inn på forsvarlig måte.Når man fører møtebok en håndskrevet protokoll, skal denne overføres til bortsettingsarkivet når den er fullskrevet.Det må aldri limes eller tapes inn referater i protokoller. Kopibok er en samling kopier av alle utgående skriv fra en arkivskaper. Den gir en samlet oversikt over administrasjonens virksomhet og en meget verdifull arkivserie. Alle som er definert som arkivskapere skal derfor holde kopibok. Kopiboka skal ordnes kronologisk og bevares for alltid. Det skal brukes arkivholdbart papir i kopiboka, og den skal bindes inn senest ved overføring til bortsettingsarkiv. Kopiene i kopiboka skal være underskrevet. Journal er en kronologisk oversikt over inn- og utgående sakspost, og den kan være elektronisk eller manuell. Journalen skal foreligge i papirversjon med arkivholdbart papir, og løsbladet journal skal innbindes med jevne mellomrom. Den skal inndeles i samme perioden som saksarkivet. EDB-journal skal avsluttes ved utgangen av en journalperiode, slik at det ikke lenger er mulig med tilføyelser eller endringer. Journalen skal fortsatt være operativ og søkbar. Overføring av mapper fra gammel til ny journalperiode skal registreres både i avsluttet og nyopprettet edb-journal. Journalen skal oppbevares for alltid. Når postjournalene er håndskrevet i protokoll skal den overføres til bortsettingsarkivet når en er fullskrevet. |