| Eksempelliste – dokumenttyper og offentlighet
|
|
|
|
|
| Merking av dokument og registrering i sak/arkivsystem
|
|
|
|
|
|
| Tekstforklaring: ”U.off” Rubrikken gir anvisning på om dokumenttypen skal (pliktig) eller kan (adgang/konkret vurdering) unntas offentlighet. ”Hjemmel offl.” For å kunne unnta hele eller deler av et dokument fra offentlighet må dette kunne begrunnes i en lovhjemmel. Rubrikken gir anvisning på hvilken paragraf i offentleglova som skal brukes i de ulike typetilfellene. ”Unntar”: Rubrikken angir om det er hjemmel for å unnta dokumentet i sin helhet fra offentlighet eller om det kun er enkeltopplysninger som kan unntas. I sistnevnte tilfelle må det foretas en konkret vurdering av hvilke opplysninger som skal sladdes. ”Tilgangskode” Brukes dersom forhåndvurdering av dokument tilsier at dokumentet helt eller delvis skal unntas offentlighet. P brukes ved personalsaker, U i andre saker. Sikkerhetsgraderte dokumenter har egne koder. ”Avskjerming”Ved bruk av tilgangskode velges avskjermingskode i sak/arkivsystem Ved avskjerming 1 skjermes dokumentet, ved avskjerming 2 skjermes dokument og tittellinje 2, ved avskjerming 3 skjermes dokument, tittellinje 2 og avsender/mottaker.
|
| Kontrakter / budsjett / sikkerhet / høringssaker
|
U.off.
|
hjemmel offl.
|
Unntar:
|
Tilgangskode
|
Avskjerm
|
| Opplysning om forretningsmessige forhold (priser/løsninger, prosjektsøknader mv.)
|
Adgang/ Konkret vurdering
|
§ 23 (1)
|
Enkeltopplysning
|
U
|
1
|
| Opplysning om oppdragsgivers forretningsmessige forhold (priser/løsninger mv.)
|
Pliktig2
|
§ 13 jf. stl § 2-4
|
Enkeltopplysning
|
U
|
1
|
| korrespondanse ifm kontrakter (oversendelsesbrev mv.)
|
Nei
|
Ingen hjemmel
|
|
|
|
| Tilbud og protokoller underlagt regelverk for offentlige innkjøp – før tilbyder er valgt
|
Pliktig3
|
§ 23 (3)
|
Dokument
|
U
|
3
|
| Tilbud, protokoller og andre dokumenter underlagt regelverk for offentlig innkjøp
|
Adgang/ Konkret vurdering3
|
§ 13 jf. fvl.§ 13 (1) 2.pkt.
|
Enkeltopplysning
|
U
|
1
|
| Dokument tilknyttet forskningsvirksomheten - korrespondanse om økonomisk støtte eller offentlig rådgivning om konkret forskningsidé//forskningsprosjekt
|
Adgang/ konkret vurdering
|
§ 26 (4)
|
Enkeltopplysning
|
U
|
1
|
| Budsjettsaker (dokument utarbeidet i forbindelse med eget budsjett)
|
Adgang/ konkret vurdering
|
§ 14 (1)
|
Dokument
|
U
|
1
|
| Budsjettsaker (dokument utarbeidet i forbindelse med de årlige statsbudsjettene)
|
Pliktig
|
§ 22, 1pkt.
|
Dokument
|
U
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
| Høringssaker
|
Nei
|
Ingen hjemmel
|
|
|
|
| Sikkerhetsgradert informasjon "Begrenset"
|
Pliktig
|
§ 13 jf sikkerhetslov § 11d
|
Dokument
|
U
|
1
|
| Sikkerhetsgradert informasjon "Konfidensielt"
|
Pliktig
|
§ 13 jf. sikkerhetslov § 11c
|
Dokument
|
U
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
| Personalsaker (NB! Bruk nøytral tittel på journalpost)
|
U.off.
|
hjemmel offl.
|
Unntar:
|
Tilgangskode
|
Avskjerm
|
| Ansettelse/forfremmelse
|
|
|
|
|
|
| Kunngjøringstekst
|
Nei
|
Ingen hjemmel
|
|
|
|
| Enkel søkerliste
|
Nei6
|
Ingen hjemmel
|
|
|
|
| Utvidet søkerliste
|
Pliktig
|
§ 25 (1)
|
Dokument
|
A
|
1
|
| Referat fra intervju/vurdering/innstilling
|
Pliktig
|
§ 25 (1)
|
Dokument
|
A
|
1
|
| Protokoll
|
Pliktig
|
§ 25 (1)
|
Dokument
|
A
|
1
|
| Ansettelsesbrev (tilbud om jobb/opprykk):
|
Pliktig
|
§ 25 (1)
|
Dokument Enkeltopplysning
|
A A
|
1
|
| Søknad med vedlegg - CV, attester o.l
|
Pliktig
|
§ 25 (1)
|
Dokument
|
A
|
1
|
| Arbeidsavtaler / taushetserklæring
|
Pliktig
|
§ 25 (1)
|
Dokument
|
A
|
1
|
| Permisjon
|
Pliktig7
|
§ 13 jf. fvl § 13
|
Enkeltopplysning
|
A
|
1
|
| Individuell lønnsjustering
|
Pliktig7
|
§ 13 jf. fvl § 13
|
Enkeltopplysning
|
A
|
1
|
| Lønnsprotokoll (skannes ikke i sak/arkivsystem)
|
Nei
|
Ingen hjemmel
|
|
|
|
| Advarsel/irettesettelse
|
Pliktig 7
|
§ 13 jf. fvl § 13
|
Enkeltopplysning
|
A
|
1
|
| Oppsigelse
|
Pliktig7
|
§ 13 jf. fvl § 13
|
Enkeltopplysning
|
A
|
1
|
| Avskjed
|
Pliktig7
|
§ 13 jf. fvl § 13
|
Enkeltopplysning
|
A
|
1
|
| Øvrige individuelle personalsaker (ikke vedtak)
|
Pliktig
|
§ 14 (1)
|
Dokument
|
A
|
2
|
| Personalmappe
|
Pliktig7
|
§ 13 jf. fvl § 13
|
SAK
|
A
|
2
|
Kun taushetsbelagte opplysninger unntas offentlighet (sladdes), det vil si informasjon om tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning og hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. 3Tilbud, dvs. de svar en leverandør gir på et anbud og protokoll jf. forskrift av 15. juni 2001 nr. 616 om offentlege innkjøp §§ 8-1 og 15-1 bør unntas offentlighet inntil valg av leverandør er gjort. Dette er et tidligere tidspunkt enn ved undertegning av avtalen. Reglene gjelder uavhengig av konkurranseform. Før det gis innsyn i protokoller, tilbud og andre dokumenter i forbindelse med anbudsprosesser må man vurdere om dokumentene inneholder informasjon som er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13 (1) nr. 2, dvs. ”tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår”. Slike opplysninger skal unntas offentlighet. Dokumentet for øvrig er offentlig, når ikke disse delene alene gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatte opplysninger utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold. Ved tvil om opplysningene er underlagt taushetsplikt, bør tilbyderen gis anledning til å uttale seg. Søkerlisten skal som et minimum inneholde navn, alder, stilling/yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune for den enkelte søker. Det kan kun gjøres unntak fra innsyn for opplysninger om en søker dersom vedkommende selv ber om det. Gjelder det en høyere lederstilling av offentlig interesse skal det særlige grunner til før en slik anmodning skal tas til følge. Om slike særlige grunner foreligger må vurderer i konkret. For ansettelsessaker vil dette gjelde ved ansettelse av assisterende direktør og forskningsdirektør. Ved ansettelsesprosesser knyttet til saksbehandlerstillinger, seksjonslederstillinger og andre fagdirektørstillinger skal anmodning om å bli unntatt fra søkerlisten etterkommes uten krav til nærmere begrunnelse. Dokumentet er i utgangspunktet offentlig, men taushetsbelagte opplysninger i dokumentet (typisk opplysninger om sosiale- helsemessige- og personlige forhold) skal unntas offentlighet (sladdes).
Følgende opplysninger om offentlig ansatt anses ikke som personlig og er derfor ikke taushetsbelagte: navn, adresse, alder, kjønn, stilling, lønn, reiseregninger og tjenstlig reaksjon (f.eks. avskjed og årsak). Dokumentet for øvrig er offentlig, når ikke disse delene alene gir et åpenbart misvisende bilde av innholdet eller de unntatte opplysninger utgjør den vesentligste del av dokumentets innhold. |