|
Arkivtjenesten i kommunen er organisert som en sentralisert arkivtjeneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgaver, er knyttet til arkivtjenesten. Arkivleder er leder for kommunens arkivtjeneste og faglig overordnet for arkivpersonalet i alle kommunale enheter. Arkivtjenestens hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjonen av virksomheten i kommunen. Arkivtjenesten skal:
- registrere inngående brev og andre forespørsler utenfra og kontrollerer at de blir besvart (journalføring og restansekontroll).
- sikre at arkivet dokumenterer en saksopprinnelse (inngående skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokumenter, kommentarer, utredninger, osv.) og resultatet av behandlingen (vedtak, avtaler, kopi av utgående skriv, oppfølging).
- sørge for systematikk og sammenheng i arkivene, slik at de kan fungere som informasjonskilde og informasjonssystem for administrasjonen, rettslig og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkilder for ettertiden.
- sørge for at det blir tatt vare på dokumentasjon av arkivrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere.
De arkivansvarlige har det daglige ansvaret for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan. |
|