|
Tidspunktet for avlevering til kommunens sentrale fjernarkiv skjer etter reglene som den enkelte kommune fastsetter. Arkivansvarlig ved skolen må derfor ta kontakt med arkivansvarlig i kommunen for å få klarlagt dette. Møtebøker, kopibøker, postjournal og saksarkiv skal avleveres til fjernarkivet. Hver enkelt kommune må selv bestemme om og når vitnemålsprotokoller (eksamensprotokoller) og klasselister skal avleveres til kommunens fjernarkiv. Dessuten skal også karakterprotokoller, skoleprotokoller og klassedagbøker avleveres hit. Det avleverte materialet skal være arkivbegrenset, kassasjonsbehandlet, ordnet og listeført.
KLARGJØRING FØR AVLEVERING Møtebøker, kopibøker, postjournaler og vitnemålsprotokoller skal avleveres slik det er. Skolen skal kun lime på IKAVAs godkjente etiketter på protokollene. Det skal brukes godkjent lim. Saksarkiv som blir avlevert til fjernarkivet skal være arkivbegrenset og kassasjonsbehandlet etter gjeldende kassasjonsregler. Arkivansvarlig ved skolen bør ta kontakt med arkivleder i kommunen for å få avklart hvilke regler som skal følges. Ved avlevering av saksarkiv på papir skal dette legges i godkjente arkivbokser. Hver arkivboks skal merkes med kommunens navn, skolens navn, ”saksarkiv”, ytterårene for arkivtet og fra/til-oversikt over arkiv- eller saksnummer som boksen inneholder. Løpenummer til boksen merkes med blyant. Det skal følge med lister over det avleverte materialet. For eksempel på lister og etiketter, kontakt arkivleder i kommuen. |