|
Registeringsregler: Alle dokumenter av generell karakter registreres og skannes på arkivdel SAK. Branntilsynsdokumenter føres på eiendomsarkivet og arkiveres på gnr/brn. (dette gjøres av arkivet.)Sakstittel opprettes slik: Kommune/gnr/bnr – eiendomsnavn – hva saken gjelder (brannsyn, tilsyn mv.)Tilsynsrapportene starter med et ”utgående dokument”. Det settes en forfallsdato på det utgående brevet, slik at saksbehandler kan følge opp restanser på disse. (Se nedenfor) Det inngående svaret angis som svar på det utgående dokumentet. (Funksjoner – Angi som svar – velg riktig utgående dokument). Ved branntilsyn på kommunale eiendommer, sendes det ”utgående brevet” som et interndokument N til enhetsleder. N utløser restanse (oppfølgingsflagg) hos mottakerne. Enhetsleder vil da få dette opp som restanse og vil kunne gi et svar på samme saksnummer. I tillegg vil svaret automatisk avskrive restansen på det utgående dokumentet. ”Ett tilsyn” defineres som en sak. Oversikten over alle utført branntilsyn på en bestemt eiendom opp gjennom årene vil en få ved å søke på objektet (gnr./bnr). Mottas dokumenter ute på enheten er saksbehandler ansvarlig for at dokumentene sendes til Dokumentsenteret for scanning. Alt. kan dokumentet scannes og sendes med epost til postmottak@innherred-samkommune.no. Merknad:Saksbehandlere bruker papirutgaven av dokumentene ved tilsyn. Det fysiske arkivet (papirarkivet) oppbevares ute hos enheten, og er kun et arbeidsarkiv. Det er det skannede elektroniske dokumentet som er organisasjonens juridiske dokument. Restanse på utgående journalposterDet er mulig å angi at en utgående journalpost krever oppfølging og skal avskrives av en inngående post. Dette kan gjøres ved å sette kryss i feltet "Har restanse".Det må være samsvar mellom avsendere av det inngående brevet og mottakere av det utgående brevet som utløste restansen for at avskrivningskoblingen skal oppdateres korrekt.Gå frem på følgende måte for å angi at en inngående journalpost avskriver en utgående journalpost i ettertid:
- Fra hurtigmenyen på journalposten som besvarer den inngående journalpost, velger du Funksjoner, Angi som svar og Utgående
- Under fanen Besvarer gjør du oppslag og velger de(n) utgående posten som skal avskrives og velg Lagre
|
|