|
Iveland kommune er å regne som ett organ etter arkivforskriften § 1. Kommunen har sentralisert arkivtjenesten i henhold til dette og har siden 01.06.2005 anvendt ePhorte som fullelektronisk sak-/arkiv system. Fra 09.5.2017 Elements.
Sentralarkivet fungerer som en journalføringsenhet med felles postjournal og sakarkiv (k-koder) for hele kommunen. All journalføring og administrativ behandling skal skje i Elements eller i fagsystemer. All saksbehandling skal dokumenteres i Elements eller fagsystem, rutiner for arkivering gjelder uavhengig av fagsystem. For mer detaljert beskrivelse av de ulike arkivseriene, se Arkivoversikt. Under følger en skjematisk fremstilling av arkivorganiseringen i kommunen. Iveland kommune har følgende arkivskapere pr. 01.01.2018:
| Arkivskaper
|
Type arkiv
|
Merknader
|
| Sentralarkivet
|
Saksarkiv Personalarkiv - alfabetisk Eiendomsarkiv/bygningsarkiv/kartarkiv
|
Saksarkivet er kun elektronisk, sak-arkivsystem Elements/ePhorte, etter 01.06.05. Personalarkiv er fra mai 2017 elektronisk i Elements, egen arkivdel . Papirbasert, ordnet etter gards- og bruksnummer. Skap på tenkisk avdeling.
|
| NAV
|
Klientarkiv etter lov om sosialtjenester
|
Journalføring i egt fagsystem - Visma Velferd
|
| Barneverntjenesten
|
Klientsaker etter lov om barnevern
|
Journalføring i eget fagsystem. 1.10.2009 ble barneverntjenesten i Iveland kommune slått sammen med barneverntjenesten i Vennesla kommune og Evje og Hornnes kommune. Datasystem Familia er tatt i bruk fra samme dato.
|
| Økonomi
|
Skatt og arbeidsgiverarkiv Regnskapsbilag SOFIE skattesystem fra nov.07
|
Manuelt /alfabetisk
|
| Kultur & Bibliotek
|
Mikromarc
|
Utlånsarkiv
|
|
|
|
|
| Ytre enheter:
|
|
|
| PPT
|
|
Samlokalisert med Vennesla kommune og Evje og Hornnes kommune i Vennesla.
|
| Pleie- og omsorgtjenesten Iveland bygdeheim
|
Pasient/beboer/brukerarkiv
|
Journalføring i eget fagsystem Profil
|
| Skolene i Iveland
|
Elevarkiv Saksarkiv
|
Elevmapper elektronisk i Elements fra 01.08.2017, egen arkivdel i Elements Er knyttet til Elements fra 01.01.11, saksbehandling
|
|
|
|
|
| Barnehagene i Iveland
|
Barnearkiv
|
Barnemapper elektronisk i Elements fra 01.08.2017, egen arkivdel i Elements Er knyttet til Elements fra 01.01.11, saksbehandling
|
|
|
|
|
|
Fagsystemer: Ved siden av dette er en rekke presumptivt offentlige tjenester i Setesdal skilt ut som interkommunale samarbeid, interkommunale selskap eller kommunale aksjeselskap. Arkivdanningen ved disse organene faller utenfor kommunens normale ansvarsområde, men av hensyn til fremtidige brukere av arkivmaterialet bør arkivplanen til en hver tid romme en oppdatert oversikt over hvilke tjenester dette gjelder. I Setesdal gjelder dette følgende tjenester: Interkommunale samarbeid: Arkivansvaret følger vertskommunen.
- Setesdal IKT: Interkommunalt samarbeid for Iveland, Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. Administrert fra Bykle med egen journalenhet i kommunens sak/arkivsystem. joutnalføring og utvalgsbehandling utføres av arkivjenesten i Bykle kommune.
- Interkommunalt Næringsfond: Samarbeid mellom kommunene Iveland, Birkenes og Lillesand. Saker registreres i sak/arkivsystemet Elements.
- Interkommunalt legevaktsamarbeid Iveland og Vennesla kommune. Startet opp på slutten av 80-tallet. Administreres fra Vennesla kommune.
- Barnevernsamarbeid med kommunene Iveland Evje og Hornnes og Vennesla. Startet 1.10.2009. Bruker datasystemet Familia.
- Landbrukskontor: Samarbeid med kommunene Evje og Hornnes og Iveland fra slutten av 70-tallet. Kontorsted Evje og Hornnes kommune. Er tilkoblet sakarkivsystem Elements i Iveland kommune.
Interkommunale selskap Separat arkivansvar. Pålagt å føre offentlig journal etter offentleglova § 2.
- Setesdal Brannvesen IKS: Interkommunalt selskap for Iveland, Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. Drift av felles brann og feiervesen, Medlem fra juli 2005. Administrert fra Evje med egen journalenhet i kommunens sak-/arkivsystem. Journalføring og utvalgsbehandling utføres av arkivtjenesten i Evje og Hornnes.
- Agder kommunerevisjon fra 1.1.17: interkommunalt selskap for Kristiansand. Vennesla, Søgne, Songdalen, Iveland, Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. Administrert fra Kristiansand med avdelingskontor i Evje og Hornnes. Eget sak-/arkivsystem og egen postliste, men med lesetilgang til Elements i samtlige medlemskommuner.
- Setesdal Miljø og Gjenvinning IKS: Interkommunalt selskap for Iveland, Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. Medlem fra juli 2005. Administrert fra Evje med egen database i kommunens sak-/arkivsystem. Journalføring og utvalgsbehandling utføres av arkivtjenesten i Evje og Hornnes.
- Setesdalsmuseet og Setesdalsmuseet eiendom IKS: Konsolidert museum for hele Setesdalsregionen. Medlem fra 2004. Hovedkontor i Valle med egen journalenhet i kommunens sak/arkivsystem. Journalføring og utvalgsbehandling utføres av museets eget arkivpersonell, med support fra Valle kommune.
- Konsesjonskraftfondet for Aust-Agder. Et felles fond for 10 kommuner i Aust-Agder, samt Aust-Agder fylkeskommune, med rett til konsesjonskraft. Medlem fra april 1984. Hovedkontor i Valle med egen journalenhet i kommunens sak/arkivsystem.Journalføring og utvalgsbehandling utføres av kontoret i Valle
- Midt Agder Pedagogisk psykologisk tjeneste (PPT): Interkommunalt samarbeid mellom Iveland, Evje og Hornnes, og Vennesla kommune. Vennesla er vertskommune
- Aust-Agder utviklings og kompetansefond IKS.
- Agder Sekretariat IKS, Sekretariat for kontrollutvalg i Agder. Medlem fra 2005
- Region Kristiansand fra 1.1.18, interkommunalt selskap med kommunene Iveland, Birkenes, Lillesand, Vennesla, Søgne, Songdalen og Kristiansand. Medlem fra 2006.
- Midt Agder Friluftsråd. Koordinering av friluftstiltak. Kontor i Kristiansand. Medlem fra 2002.
- Aust-Agder museum og arkiv. Eid av kommunene i Aust-Agder og Aust-Agder fylkeskommune. Fungerer som arkivrådgivere for kommunene og depotinstitusjon for eldre arkiv. Medlem fra 1995.
- Radio Loland, lokalradio for Vennesla og Iveland kommune. Andelseier fra 1988.
- OFA - Offentlig fellesinnkjøp på Agder for kommuner og fylkeskommunene.
Aksjeselskap med kommunalt eierskap Separat arkivansvar. Pålagt å føre offentlig journal etter offentleglova § 2.
- Setpro AS: kommunalt aksjeselskap eid av Iveland, Evje og Hornnes, Bygland, Valle og Bykle. Arbeids- og attføringssenter som gir tilbud til yrkeshemmede i Setesdal. Hovedkontor i Evje, med filial i Valle. Medlem fra 1989.
- Aust-Agder Næringsselskap.
- Agder Energi AS
- Kommunekraft AS
- Aust-Agder utvikling- og kompetansefond
- Setesdal Bilruter AS
- Visit Sørlandet. Felles markedsføring av reisebedrifter og kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Iveland har vært medlem fra januar 2003
|
|