PeriodiseringPeriodisering er å dele opp eit arkiv i tidsperiodar, slik at dei eldste og minst aktuelle sakene med dokument, kan takast ut av arkivet. På den måten blir det frigjort plass, og det blir enklare å finne fram i det nyaste og viktigaste materialet. For elektronisk arkiv vil dette sei at avslutta saker/arkivdelar blir overført til historisk database og gjort tilgjengeleg for oppslag og innsyn. Saksarkiva er ofte delt inn i arkivdelar, og kvar arkivdel kan periodiserast for seg. Eit periodeskilje kan med fordel takast ved årsskifte. Arkiv og arkivdelar som er objektsordna, f.eks personalmapper som er klassert på namn eller fødselsnummer, eller byggesaksarkiv som er klassert på gards- og bruksnummer, treng ikkje periodiserast. Sakene skal likevel meldast avslutta til arkivet, når det ikkje skal nytt arkivmateriale i dei. Avslutta saker skal soleis følgje med ved periodisering av arkivet kvart 4. år, ved kommunevala. Periodisering er ei kontrollert og systematisk overføring av ikkje- aktuelle saker frå dagleg aktivt arkiv til bortsettingsarkiv. Periodeskille føregår vanlegvis på to måtar - skarpt skilje eller mjukt skilje med overgangsperiode. Dette vil variere mellom dei ulike arkiva og kva som er grunnlag for periodedeling. Overgang til eit anna system eller leverandør, eller ein ny generasjon av Noark- standarden, krev ikkje periodisering, men det kan vere praktisk å gjere større endringar og lage eit skilje ved slike høve. Krav til periodisering er når:
- det blir teke i bruk nytt klassifikasjonssystem (arkivnøkkel)
- det vert gjort større omorganiseringar (Jf. Arkivforskriften § 17 - Overføring av arkiv mellom organ)
- ein går over til elektronisk arkiv
Alver kommune føl periodisering ved kommuneval kvart 4. år. Arkivtenesta v/ fagansvarleg for dokumentasjonsforvaltning og arkiv er ansvarleg for å gjennomføre periodedelinga. Men på grunn av overgang til ny sak/arkivløysing vil det bli gjennomført eit "skarpt skilje" ved overgang til ny sak/arkivløysing pr. 01.01.2024. For meir informasjon om periodedeling, sjå Arkivverket sine sider Bortsetting Papirarkiv som skal setjast bort, skal plasserast i eit egna arkivlokale. Ved bortsetjing av papirarkiv skal arkivet rensast for binders, strikkar, plast og liknande.
- det skal gjerast arkivavgrensing dersom dette ikkje er gjort tidlegare.
- det skal fjernast saker som skal kasserast. Dersom kassasjonsfristen ikkje har gått ut, må saker som skal kasserast plasserast for seg.
- det skal haldast same orden i sakene som dei hadde i det aktive arkivet (dvs. etter arkivnøkkel eller andre rekkjeordningssystem).
- arkivsakene skal leggjast i arkivesker. Det skal førast liste over dei bortsette sakene. Denne lista skal takast inn i arkivplanen.
Elektronisk arkiv eller journal blir sett bort på den måten at dei avslutta sakene/arkivdelane blir skilde ut/avslutta og overført til historisk database. Kommunale organ skal deponere til kommunen sitt depot, som for Alver kommune er Interkommunalt arkiv i Hordaland. Alver kommune har i samband med kommunesamanslåinga pr. 01.01.2020, deponert alle papirarkiv frå dei gamle kommunane Lindås, Meland og Radøy, til vårt depot Interkommunalt arkiv i Hordaland. Dette arbeidet vart ferdigstilt i desember 2022. Restarkiv vil bli samla i godkjent arkivrom i Meland kommunehus, og deponert ila hausten 2023. Historiske databasar er deponert og vil fortløpande bli deponert, i tråd og i samarbeid med Iktnh, Ikah og DI. Alver kommune saman med dei andre kommunane i Nordhordland har utarbeidd felles plan for deponering av elektroniske arkiv inkl. oversikt over system og prioritering.
- Oversikt over eArkiv ligg i Ardoq (internt)
|