|
Sikre lik kvalitetssikring og gjennomgang av offentlig postliste før den publiseres på Suldal kommunens hjemmeside: Innsyn i postjounalen Gjennomføring Alle inngående/utgående brev og notater som etter offentlighetsloven § 4 regnes som saksdokument skal registreres i Websak Fokus/arkivsystem. Alle offentlige instanser skal ha en offentlig journal som skal gjøres tilgjengelig for innbyggere, jfr Arkivlovens forskrift §2-6, 2 ledd. Søk frem postliste. Postlisten søkes frem i sak/arkivsystemet. Gjennomgang og kvalitetssikring av postliste. Alle registreringer i oversikten skal kontrolleres. Kvalitetssikringen skal inneholde; a) Dokumentbeskrivelse – sjekk at overskriften dekker dokumentets innhold, og at titler følger registreringsreglene for saks/arkivsystemet. b) Unngå forkortelser, som for eksempel vedr.ang, ifb, ihht osv. c) Gradering og skjerming; er registreringen/dokumentet offentlig eller ikke? Sjekk lovhjemmel ved gradering. Sjekk at riktige felter er skjermet når personalia er oppgitt. d) Sjekk at all arkivverdig post er ført på riktig saksbehandler på gjeldende ansvarlig enhet e) Påse at dokumentdato er korrekt og at avsender/mottaker feltet er fullstendig utfylt. f) Sjekk for eventuelle stavefeil. g) Hvis brudd på taushetsbelagte opplysninger oppdages i postlista, gjør følgende; Sett på hjemmel om denne mangler helt og marker graderte opplysninger i tittelfeltet som skjermet (for eksempel navn, fødselsdato, gårds-og bruksnummer). Om feil hjemmel er brukt, endre til riktig hjemmel. h) Feil rettes opp fortløpende. Dersom saksbehandler gjør gjentatte feil, gi vedkommende tilbakemelding. i) Postlisten skal kontrolleres alle dager av 2 personer fra servicetorget. Offentlig postliste på intranett skal saneres etter 3 måneder |