Definisjonar:ALFABETISK ORDNING: Inndeling av arkivdokument etter namn eller emne og rekkjeordning av desse etter alfabetiseringsreglar. ARKIV: 1. Sjå Enkeltarkiv 2. Rom eller bygning der dokument vert oppbevart 3. Institusjon eller del av ein institusjon som har som ei av sine hovudoppgåver å oppbevare arkivdokument. ARKIVALIE: Sjå Arkivdokument ARKIVBEGRENSNING: Tiltak som skal hindre at materiale utan verde som grunnlag for seinare sakshandsaming eller dokumentasjon, vert registrert eller arkivlagt. ARKIVBESTAND: Den samla mengda av arkivdokument i eit arkiv. ARKIVDANNING: Framvekst av enkeltarkiv gjennom verksemda til arkivskapar. ARKIVDEPOT: Lager for permanent lagring/oppbevaring av arkivsaker. ARKIVDOKUMENT: Dokument som tilhøyrer eit arkiv. ARKIVERING: Arkivskapar si handsaming av arkivsaker. ARKIVFORTEGNELSE: Liste over innhaldet i eit arkiv. ARKIVHENVISNING: Sjå Arkivnummer ARKIVKODE: Sjå Arkivnummer ARKIVLEGGING: Plassering av dokumenta i ei sak i arkivet etter avslutta registrering og/eller sakshandsaming. ARKIVLISTE: Oversikt over innhaldet i eit arkiv. ARKIVMATERIALE: Sjå Arkivdokument ARKIVMYNDIGHEIT: Offentleg institusjon med plikt til å ta i mot enkeltarkiv og samlingar til permanent lagring, og/ eller med fullmakt til å inspisere arkiv, og/ eller gi pålegg om bevaring og/ eller ordning av arkivsaker hos arkivskapar. ARKIVNUMMER: Tal, teikn og bokstavar som viser til klasse, hovudgruppe, gruppe, undergruppe eller anna inndelingseining i arkivnøkkel. ARKIVNØKKEL: Oversikt over inndeling og rekkefølgje av arkivsaker som kan tenkjast å bli lagt til eit enkeltarkiv. ARKIVPLAN: Oversikt over produksjon og lagring av arkivmateriale frå ein arkivskapar og bestemmelse om kvar og korleis dette skal gjerast (prosedyrebeskrivelse). ARKIVSERIE: Del av enkeltarkiv, inndelt og ordna etter innbyrdes felles prinsipp. ARKIVSKAPAR: Institusjon, organisasjon, myndigheit eller annan administrativ eining, driftseining, person eller fellesskap av fleire personar som skaper eller har skapt eit enkelt-arkiv. ARKIVSTYKKE: Fysisk eining i eit enkeltarkiv, t.d. protokoll, pakke, øskje, kassett, rull, magnetband o.a.. ARKIVSYSTEM: 1. Framgangsmåte ved inndeling og rekkjeordning av arkivsaker. 2. Metode for fysisk lagring av arkivsaker. ARKIVVERDIGHEIT: Det at enkeltdokument har verdi som grunnlag for oppbevaring for sakshandsaming og dokumentasjon. ARKIVUVERDIGHEIT: Rundskriv, innbydingar m m som ikkje har verde som dokumentasjon i sakshandsaminga, som ein får til orientering. AVLASTNINGSARKIV: Sjå Bortsetjingsarkiv AVLEVERING: Flytting av arkivsaker og overføring av ansvaret for desse frå arkiv-skapande institusjon til arkivdepotinstitusjon (Jf Overføring). AVLEVERINGSLISTE: Oversikt over arkivsaker som vert overført frå ein arkiv-skapande institusjon til depotinstitusjon. AVSKRIVNING: Notering i journal kven ei journalførd sak er ekspedert til, om den er arkivert og når dette skjedde. BESKYTTELSESGRAD: Stikkord som vert påførd eit dokument for å sikre handsaming etter særskilde fastsette reglar, gitt i Sikkerhetsinstruksen som tar føre seg sikkerheita for Norge og dei allierte, forholdet til framande makter ellers; og Beskyttelsesinstruksen som tar føre seg offentlege interesser, verksemder, institusjonar og einskildpersonar. BESKYTTELSESGRADERING: Gradering etter Beskyttelsesinstruksen. BORTSETJINGSARKIV:
- Arkivdokument som ikkje lenger er i aktiv/stadig bruk.
- Lokale til lagring/ oppbevaring av dokument under 1. (jf Fjernarkiv).
DAGLEGARKIV: Sjå Arkiv DELARKIV: Enkeltarkiv frå ei administrativ eining, t.d. kontor eller avdeling, som er ein del av ei anna administrativ eining, t.d. ein institusjon eller ein organisasjon. DOKUMENT: Skriv som er tilførd informasjon eller ligg som opplysnings- eller bevis-verdi (jf Arkivdokument). DOKUMENTASJON: Funksjon som omfattar lagrings-, gjenfinnings- og distribusjons-metodar for informasjon frå dokument. ENKELTARKIV/EINSKILDARKIV: Dokument laga av, eller kome inn til ein einskild arkivskapar og samla som eit resultat av denne verksemda. FJERNARKIV:
- Eldre eller mest uaktuell del av bortsetjingsakiv (1) som vert lagra på ein annan stad enn dagleg/ aktuelt arkiv og resten av bortsetjingsarkivet.
- Lokale til lagring av dokument under 1 (jf Bortsetjingsarkiv).
FORFALLSREGISTER: Oppteikning over alle saker som skal svarast på eller hand-samast innan fastsette fristar. Oppteikninga skal vere kronologisk ordna, dvs dag-månad-år, kan ha form av ei bok, eit kartotek eller vere lagra på eit elektronisk medium. GRADERING: Skjerming av opplysningar mot innsyn etter Sikkerhetsinstruksen og Beskyttelsesinstruksen. Påføring av beskyttelsesgrad på eit dokument etter ei vurdering av behovet. GRUPPE: Inndelingseining i ein arkivnøkkel. Omgrepet gruppe vert brukt som felles-nemning for klasse, hovudgruppe, gruppe og undergruppe. Hovudinndelingseining i ei hovudgruppe i ein arkivnøkkel byggjer på Arkivnøkkel for administrative fellessaker i statsforvaltninga. JOURNAL: Kronologisk eller systematisk register med nummerering over innkomne og utgåande ekspedisjonar. KASSASJON: Fastsette kva arkivmateriale som skal fjernast frå arkivet, og makulere dette. Fastsetjing av kva for arkivdokument som skal takast vekk og bortrydding, eventuelt makulering av desse. KASSASJONSFRIST: Sjå Oppbevaringstid. KASSASJONSPLAN: Oppteikning over avgjerder som er tatt om kva for arkivdokument som kan kasserast og tid for kassasjon. KLASSE: Hovudinndelingseining i ein arkivnøkkel. KLASSIFISERING: Inndeling av emner og namn i grupper og fastsetjing av rekkjefølgje av gruppene som grunnlag for den systematiske delen av ein arkivnøkkel. KOBLING: Samanknyting av enkeltsaker ved notering på dokumenta og i ein journal. KOPIBOK: Samling av kopiar av utgåande korrespondanse. KRONOLOGISK ORDNING: Inndeling og rekkjeordning av arkivdokument etter dato. KRYSSREFERANSE: Tovegs samband mellom saker i forskjellige arkivperioder som delvis kan dekke same emne og kryssreferanse mellom saker som kan sjåast i samanheng. MAKULERING: Destruksjon av arkivdokument. MANUELL JOURNAL: Journal førd for hand eller med skrivemaskin utan elektronisk lagring av data. MIKROFORM: Dokument i film som er forminska i ein slik grad at det ikkje kan lesast utan tekniske hjelpemiddel. NEDGRADERING: Omgjering til lavare beskyttelsesgrad. NUMMERERINGSSYSTEM: Metode til ordning av rekkefølgje på einingar. OMGRADERING: Endring av beskyttelsesgrad. OPPBEVARINGSTID: Tid frå eit dokument blir laga eller arkivlagt og til det etter reglar skal kunne takast ut av arkivet. OVERFØRING: Flytting av arkivsaker og overdraging av ansvaret for desse frå ein arkivskapande institusjon til ein annan, eller fra ein arkivdepotinstitusjon til ein annan (jf Avlevering). PRESEDENSSAK: Sak som er mønstersak for seinare handsaming av liknande saker. PRIVATARKIV: Enkeltarkiv frå ikkje offentleg arkivskapar. PROVENIENSPRINSIPPET: Grunnregel som seier oppbevaring av arkiv i den ordning det vart arkivet etter (opphavleg orden). REGISTER: Oppteikning over einingar som t.d. emne og namn, førd etter eit prinsipp, og i regelen rekkjeordna systematisk. REGISTRERING: Innføring av saker, emne og namn i register, t.d. journal eller i andre oppteikningar over einingar. RENSING: Utsortering og fjerning av arkivuverdig materiale frå dokumenta i ei sak ved journalføring, sakshandsaming og seinast før arkivlegging. RESTANSELISTE: Oversikt over saker som ikkje er ferdighandsama innan ein fastsett frist. RESTANSEKONTROLL: Oppsikt med eller sjekk av oversikt over saker som ikkje er ferdighandsama. SAK: Samling av enkeltdokument om same emne/ tema og som er/ har vore til handsaming som informasjon for eit organ, innkome eller starta/ initiert av organet. SAKARKIV: Arkivdel der sakene/ dokumenta er ordna etter emne. SENTRALISERT ARKIV: Enkeltarkiv samla under ein sentral og fagleg leiing. SIKKERHETSGRADERING: Gradering etter Sikkerhetsinstruksen. SIKKERHETSKLARERING: Avgjerd om ein person etter undersøking er skikka til å bli gitt tilgang til opplysningar gradert etter Sikkerhetsinstruksen og Beskyttelsesinstruksen. SPESIALARKIV: Saksdokument som er ordna etter eit anna prinsipp enn arkivnøkkel, som t.d. objektrelatert system.
|