- All inngående papirpost til VIB behandles og fordeles til riktige avdeling.
- Inngående papirpost sorteres i arkivverdig post og informasjonspost
- Informasjonspost legges rett i de interne posthyller eller distribueres til rett avdeling
- Sakspost fordeles til riktig avdeling/saksbehandler
VIB's offisielle e-postmottak skal også åpnes av de respektive ansvarlige. E-post som etter innhold er å anse som sakspost skal behandles som annen post Innkommet post kan komme på forskjellige formater:
- Brev
- E-post
- Altinn
- Telefonhenvendelser
- Andre medier
Sakspost er all post som blir gjenstand for saksbehandling eller som har verdi som dokumentasjon. Denne posten går videre til journalføring, skanning og saksbehandling. E-post som skal journalføres importeres/registreres i Documaster slik det er beskrevet i arkivprosedyrene. Informasjonspost er alt materiale som verken blir gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon. Eksempler på informasjonspost er trykksaker, rundskriv og annet mangfoldiggjort materiale, konsept, utkast, kladdenotat, eksterne møteinnkallinger og møtereferat. Møteinnkallinger og referater vedrørende personale journalføres i den enkeltes mappe. |