Ansvar og fullmakter

Arkivansvaret til offentlige organ er fastsett i arkivloven med utfyllende bestemmelser i Arkivforskriften og Riksarkivarens forskrift.

Arkivlovens § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."

Arkivforskriften gir overordnede bestemmelser om arkiv i offentlige organer. Hensikten er realisering av arkivlovens formål. Revidert forskrift trådte i kraft 1/1 2018. Ansvaret for arkivdanningen er presisert slik i § 1, andre og tredje ledd:

"Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommunelova § 20. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot.

"Eit offentleg organ har det overordna arkivansvaret for offentlege utval som organet har nedsett."

Riksarkivarens forskrift gir utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om arkivrutiner, arkivlokaler, lagringsmedier, avleveringsrutiner m.v. Revidert forskrift trådte i kraft 1/1 2018.

Fosnes kommune er fra 9.9.2009 medlem i Midtre Namdal samkommune, sammen med Namsos, Namdalseid og Overhalla. Samkommunen er egen organisatorisk enhet og har arkivansvaret for alle fellesfunksjoner. Dette gjelder:

NAV sosialtjeneste
Skatteoppkrever
Utvikling (næringssaker)
Lønn/regnskap
PPT
IKT
Barnevern
Kommuneoverlege
Legevakt
Miljø- og landbruk

Namsos kommune er vertskommune og har arkivansvaret for Namdal regionråd, som er et samarbeid mellom 14 kommuner i Namdalen inkl. Osen.

Fosnes kommune kjøper tjenester fra Namsos innen ang. brann/redning, økonomi fra MNS, men arkivansvaret hører til Fosnes.

Fosnes kommune hadde egen flyktningetjeneste fra oktober 2016. Fosnes inngikk et samarbeid med Namsos kommune om tjenesten 01.09.2018. Namsos kommune overtok flyktningetjenesten 1.1.2019. All arkivering er gjort i ehorte ut 2019.

Åpning og drift av NAV kontor i Fosnes kommune ble etablert i 01.09.2008. Oppgaver som tidligere var utført av helse- og sosialtjenesten er overført NAVkontoret som ledes av NAV Namsos.

Husbank/bostøtte - Boligkontoret i Namsos kommune (underlagt helse- og omsorgsavd.) behandler søknader om bostøtte og søknader om startlån/tilskudd for Fosnes kommune. Nav flyttet disse oppgavene til den nyopprettede boligkontoret ca mai/juni 2017. Alle husbankordningene blir behandlet i Husbankens egne saksbehandlingssystem. Startlånsbehandlingen blir «overveltet» til ephorte slik at kommunen har sakene lagret der. Boligkontoret kopierer søknadene om bostøtte inn til ephorte slik at også disse opplysningen blir lagret der. Selve saksbehandlingen gjøres av Husbanken sentralt.