|
Etatsjefens ansvar: Kontrollere og evt. godkjenne saksframlegget m/registreringer –
- er saksframlegget skrevet i henhold til rutinene? (overskrift, innstilling m/evt. budsjettmessige aspekter, saksframstilling)
- er det påført riktige utvalg?
NB! Dersom etatsjefen også er saksbehandler - se: Saksbehandlers ansvar. Rådmannens ansvar: Kontrollere og evt. godkjenne saksframlegget m/registreringer–
- er saksframlegget skrevet i henhold til rutinene? (overskrift, innstilling m/evt. budsjettmessige aspekter, saksframstilling)
- er det påført riktige utvalg?
Oppgaver i møtet: Føre møteprotokoll.
- Møteprotokollen skal inneholde:
- Utvalgets/rådets navn.
- Dato, tid og sted.
- Medlemmer (angi evt. hvem som er fraværende/varamedlemmer og andre tilstedeværende på møtet).
- Hvilke saker som er behandlet (sak nr. fra – til).
- Underskrifter fra tilstedeværende medlemmer og varamedlemmer.
- Evt. merknader til innkalling/sakliste/taletid.
- Innstilling, behandling og vedtak.
Etteranmeldte saksframlegg/saker som oppstår i møte Hvis det etteranmeldes nye saker med saksframlegg, skal du gjenta prosessen med å sette opp sakskart og lage møteinnkalling. NB! Før du nummererer sakene på sakskartet på nytt, må du åpne fanen "Saksnummerserier" og stille sekvensnummer (saksnummeret) for de ulike sakstypene tilbake til det første saksnummeret som ble benyttet i møtet. Etter at nytt sakskart er generert, sendes oppdatert sakskart og de nye saksframleggene til medlemmer i utvalget. Hvis det oppstår en utvalgssak i møtet som ikke er forankret i et saksframlegg, kan denne opprettes ved å velge "Ny utvalgssak" fra fanen sakskart. Du må da også huske å justere saksnummerserier, hvis det tildeles saksnummer på nytt. Signering/godkjenning
Den originale møteprotokollen fra kommunestyret og formannskapet skal signeres jfr. reglement. Signering er ikke det samme som håndskrevet underskrift.
Det er derfor ikke nødvendig med håndskrevet underskrift av møteprotokoller. Effektuering av vedtak: Ansvarlig: Rådmannen eller den som bemyndiges. |