|
Deanu gielda - Tana kommunes arkivplan skal oppfylle kravene som stilles til en arkivplan i henhold til arkivforskriften. Det er viktig å oppdatere informasjonen i arkivplanen regelmessig, planen vår skal revideres hvert fjerde år (etter kommunevalg) av arkivtjenesten og godkjennes av kommunedirektøren. Arkivplanen skal revideres når det skjer grunnleggende endringer som vedrører arkivet, derfor er det viktig at arkivleder får melding i god tid før endringer blir satt i verk. Arkivleder har rett til å uttale seg om de følgene dette kan få for arkivet. Oppdatering av arkivplanen skal blant annet skje når:
- Det skjer endringer i post- og arkivrutiner
- En kommunal enhet oppretter nytt arkiv eller arkivdel
- Det blir tatt i bruk ny arkivnøkkel
- En kommunal enhet tar i bruk nytt datasystem for lagring av informasjon
- Kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet
- Når et styre eller utvalg blir lagt ned eller opprettet
- Det blir gjort vesentlige endringer i kommunen sitt delegasjonsreglement
- Kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen
Arkivleder har overordnet ansvar for å oppdatere arkivplanen. Når arkivplanen skal periodiseres /tas ut av bruk konverteres planen i sin helhet til pdf-format og legges tilgjenegelig i katalogen - arkivoversikt eldre perioder. |