|
Visst journal- og arkivsystemet ikkje er tilgjengeleg for eit lenger tidsrom, skal arkivet sette i verk følgjande nødprosesyre: Føring av mellombels journal Arkivet fører ein mellombels papirjournal over inn- og utgåande dokument. Denne skal innehalde opplysningar i tråd med arkivlova §2-7. Behandling av innkomne og interne dokument Arkivet registrerer innkomne dokument, både eksterne og interne. Dette skal gjerast i den mellombelse papirjournalen. Vidare skal det takast kopi av originaldokumentet. Originalen skal oppbevarast hos arkivet så lenge nødprosedyra er i drift. Når den er avslutta skal dokumenta skannast og registrerast i WebSak. På kopiane skal det skrivast Ikkje skanna og registrert. Kopiane skal fordelast til leiar/saksbehandlar. Når systemet er tilgjengeleg igjen, skal originaldokumenta registrerast på vanleg måte; adm.enhet og saksbehandlar m.m. Dokumenta blir skanna og fordelt til leiar/saksbehandlar. Leiar/saksbehandlar makulerer kopiane. Dersom det er påført merknad på kopidokumenta, skal desse leggast inn i WebSak Fokus under merknad på journalposten. Behandling av utgåande dokument Saksbehandlar skal produsere dokument i Word eller anna programvare t.d. Excel. Arkivkopi av det utgåande dokumentet skal sendast til arkivet via e-post eller på papir. Arkivet skal journalføre dette i den mellombelse journalen. Når systemet er tilgjengeleg igjen, skal arkivet registrere dei utgåande dokumenta i WebSak på grunnlag av tilsendt e-post eller papirkopi og registreringane som er gjort i den mellombelse papirjournalen. Dokumenta blir knytte til elektronisk arkiv ved å arkivere dei elektroniske filene eller ved skanning. |