|
Daglege post- og arkiveringsrutinar Post som ikkje skal registrerast vert lagt i hylla til barnevern på sentralarkivet. Posten vert henta av ein av dei tilsette på kontoret for barnevern. Den som hentar post opnar, stemplar og fordelar dokumenta på sakshandsamarane på barnevern. Sakshandsamar registrerar klientpost inn i postjournalen i Visma Familia - barnevern, med tittel, avsendar og dato. Dokumentet vert lagt i mappa til klienten og oppbevart i låst skap på kontoret til barnevern. Løpande journalføring, og postjournal og journalnotat har kvar sine omslag. I tillegg er det eit internt omslag som inneheld informasjon som skal skiljast frå sjølve klientmappa, denne innehled informasjon som ikkje klienten sjølv skal ha innsyn i. Dette kan til dømes vere informasjon om fosterheimar og interne saksførebuande dokument. Inngåande arkivverdige e-postar blir registrert i postjournalen og telefonsamtalar blir journalnotert i Visma Familia - barnevern. Tilsette på barnevern skriv utgåande brev i fagsystemet Visma Familia - barnevern, og legg dokumentet fysisk på klientmappa. Saksdokument som skal inn i kommunen sitt saks-/arkivsystem blir levert til sentralarkivet, og skanna inn i Acos Websak Fokus. Saksposten kan til dømes vere informasjon frå Fylkesmannen. Arkivdelar i Acos
- Barn1 - klientarkiv for barnevern i Acos
- SA-3 - elektronisk saksarkiv
Arkivlokale Klientmapper som aktivt er i bruk står på kontor til kvar enkelt sakshandsamar i låsbare skap. Avslutta mapper vert levert arkivet for oppbevaring på fjernarkivet til dei vert avlevert til fylkesarkivet. Klientmappa blir avlevert til fylkesarkivet 10 år etter at den var i bruk. |