|
ARKIVHISTORIKK Årdal kommune sitt arkivtilfang startar i 1858 då kommunestyrerepresentantar frå Årdal søkte om å bli utskild frå Borgund og Lærdal som eigen kommune. Den 26. april 1859 vart det sendt ein grunngjeven søknad til futen i Sogn om å verta utskild i "geistlig som verdslig henseende". Fram til 1946 vart dokumenta arkivert kronologisk etter dato. Den fungerande ordførar tok vare på dokumenta privat og leverte dei vidare til neste ordførar. Som ein kuriositet kan vi nemne at den første formannskapsprotokollen var sakna og etterlyst i avisene, vart attfunnen i 1986 på garden Naddvik i Vikadalen då dei hadde ein ryddeaksjon på stabburet sitt. Årdal kommune tok i bruk arkivkoder i 1947. Sidan den tid har saksområda endra seg, og nye arkivsystem tekne i bruk. Med den siste, «K-koder», som vart teken i bruk i 1993 har kommunen skifta system 5 ganger. Det har heile tida vore nytta system som Kommunenes Sentralforbund har tilrådd. Føring av postjournal har endra seg gjennom tidene, men prinsippa og kva som er viktig å registrere er dei same som tidlegare. Fram til 1983 vart postregistreringa ført i journalbøker eller på journalkort. Journalbøkene vart ført for hand medan journalkorta vart skrivne på skrivemaskin. Frå 1983 vart posten til formannskapskontoret registrert på data, medan andre etatar framleis nytta journalkort eller journalbok. Frå 1993 til og med 2004 er all post til saksarkiva registrert på data i Sak/arkivprogrammet DocuLive (tidlegare Omega). Frå 2005 er all post til saksarkiva registrert iiSak/arkivprogrammet Acos Websak. Pasient-, klient- og elevpost er registret i eigne system, manuelt eller elektronisk. Fylkesarkivet har ordna og katalogisert det meste av det tilgjengeleg eldre arkivmateriale fram til ca 1950 i Årdal kommune. Katalogane er tilgjengelege på biblioteket, i Sentralarkivet og på Internett. ARKIVET - VÅR HISTORISKE INFORMASJONSKJELDE Etterkvart som dokumenta går ut av dagleg bruk vert den administrative interessa mindre, men den historiske verdien aukar. Ingen annan stad vil Årdal kommune si historie vere betre dokumentert enn i kommunearkivet. Denne historikken vil spegle økonomiske og sosiale trekk i tida. I tillegg finn ein også her historikk som vedkjem einskildpersonar og deira møte med kommunen. Her vil dei få dokumentert om dei har fått oppfylt sine rettar eller ikkje. Skal ein kunne gjere nytte av denne informasjonen er det avgjerande at arkiva er ryddige og brukarvenlege. Er dei ikkje det, vil den historiske verdien vere svekka. Arkivplanen har oversyn over rutinar som gjer at arkivmaterialet som vert produsert i dag, vert oversiktleg og lett tilgjengeleg for ettertida. Den skal også gje klare retningsliner for det kommunale arkivmaterialet som allereie er av historisk verdi. Arkivplanane vil spegle administrative og arkivorganisatoriske endringar i kommunen opp gjennom historia. |