Omsorg - fagsystem CosDoc

Post- og arkivrutiner

CosDoc

Hattfjelldal kommune

1 Generelt

Fullelektronisk arkiv

Dette dokumentet inneholder regler som må til for å oppfylle lovens krav til et fullelektronisk arkiv. Det stilles andre krav til lagring og rutiner enn ved dokumentasjon i papirarkiv. Krav til elektroniske arkivformater og lagringsenheter se: Riksarkivarens krav og standarder.

Elektroniske lagringsenheter

I arkivforskriften §6, framgår det at «arkivmateriale skal lagrast på medium og i format som oppfyller nødvendige krav til haldbarheit, og som gjer det mogleg å nytte materialet».

Det vises videre til bestemmelser i riksarkivarens forskrift, Kapittel 5,

§5-1(2).

CosDoc er kommunes saksbehandlersystem og journalsystem som behandler henvendelser og søknader, herunder fatte beslutninger og enkeltvedtak om tildeling av tjenester som omfattes av lov om helse- og omsorgstjenesten, §§ 3-2, nr 6, bokstavene a-e, 3-6, 3-7 og 3-8 og § 11-2, jf pasient- og brukerrettighetsloven §§ 2-1, bokstav a, annet ledd, og 2-8.

Ved ferdigstilling av dokumenter konverterer ikke CosDoc dokumentene til et arkivverdig (gyldig) format. Men databasestrukturer oppfyller kravene for å ivareta kontroll over endringer og historikk til det som er relatert til dokumentet. Før en eventuell NOARK5-avlevering, vil DipsFront være i stand til å konvertere dokumentene til gyldig PDF-format.

Kombinert med gode rutiner ved skanning av innkomne dokumenter, og ved ellers å følge oppsett for arkivdeler og annet fra kommunens arkiv, mener kommunen derfor at ved gode backuprutiner for arkivdatabase (CosDoc sin database) så oppfylles intensjonene i standarden.  Og at det derfor er mulig å gjennomføre elektronisk arkiv med CosDoc i kommunen.

2 Definisjoner og begrepsforklaringer

Dokument

I henhold til arkivloven §2 er et dokument definert som en logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, framvisning eller overføring.

Arkiv

I samme paragraf er arkiv definert som dokumenter som blir til som ledd i en virksomhet.

Arkivverdig dokument

Et arkivverdig dokument er inn- eller utgående brev, interne notat og vedlegg som på grunn av sitt innhold fører til saksbehandling og som er viktig å ta vare på for ettertiden. Dette gjelder opplysninger som er av betydning for virksomheten, som for eksempel økonomiske forhold, forvaltning, personell, rettighetsdokumentasjon, driftsoppgaver og andre forhold som krever handling og som kan være av historisk interesse i et samfunnsperspektiv.

Ikke arkivverdig post

I arkivforskriften §14 om arkivbegrensning står blant annet:

«Dokument som verken har inngått i saksbehandlinga til organet eller har verdi som dokumentasjon, skal haldast utanfor eller fjernast frå arkivet ved arkivavgrensing.

Arkivavgrensing skal gjennomførast seinast før avlevering

Føljande dokument skal alltid haldast utanfor arkivet:

• Trykksaker, rundskriv og anna mangfalda og allment tilgjengelig materiale. Det organet som har utferda slikt materiale, skal likevel arkivere eitt eksemplar og dei nødvendige forarbeida
• Konsept, kladdar, ekstra kopiar, internef meldingar o.l. som ikkje har verdi som dokumentasjon. Konsept som har noteringar og påteikningar som er nødvendige for å forstå saka og den samanhengen ho står i, skal arkiverast. Det same gjeld kopi av alle utgåande dokument»

Arkivsak

Alle dokumenter som naturlig kan knyttes sammen blir definert som en arkivsak. En typisk arkivsak kan inneholde inngående brev med svar, saksframlegg, vedtak, notater m.v. Hele arkivsaken defineres med ett saksnummer.

Delegert sak/vedtak

En sak eller henvendelse som er avgjort etter delegert myndighet fra kommunestyret/administrasjonssjef, jfr. delegeringsreglementet.

Saksansvarlig

Den som er ansvarlig for arkivsaken.

Behandlingsansvarlig

Saksbehandler som er ansvarlig for at journalposten blir behandlet.

Saksbehandler

Den eller de som er satt opp som interne mottakere på journalposten. Saksbehandler er ansvarlig for at journalposten blir behandlet.

Saksansvarlig må avskrive inngående journalposter.

Kopimottaker

Registrert kopimottaker av en journalpost. Dette fremkommer i saksbildet under Kopimottaker.

Journalansvarlig

I helseinstitusjoner skal det utpekes en person som skal ha det overordnede ansvaret for den enkelte journal, og herunder ta stilling til hvilke opplysninger som skal stå i pasientjournalen, jf. helsepersonelloven § 39 andre ledd.

Alle som mottar helsetjenester fra kommune skal ha oppnevnt journalansvarlig. Det skal fremgå av journalen hvem dette er.

E-meldings ansvarlig

Den som er satt til å være ansvarlig for mottak og håndtering av elektroniske korrespondanse med eksterne kommunikasjonspartnere på den enkelte adm.enhet. Ansvaret kan delegeres.

3 Saksbehandlers viktigste rutiner

Som saksbehandler må du:

• Sjekke hver dag om en har fått ny post
• Alltid ha oversikt over hvilke journalposter som ikke er besvart eller avskrevet med kode (restanser)
• Alltid ha oversikt over hvilke journalposter som er påbegynt, men ikke ferdigstilt (dokumenter med status R)
• Avslutte saker som er ferdigbehandlet. Før en avslutter saken skal alle dokumentene være avskrevet og journalført. Og sjekk at ingen saker har status R.

Når du har fått ny post må du:

• Skanne inn søknader som skal behandles i CosDoc og opprette ny sak, evt legge dokumentet i allerede eksisterende sak dersom det gjelder revurdering.
• Etter at dokumentet er lagt i saken, sjekk at alt er lesbart før en sletter filen fra skanningsmappen.
• Sjekke at du er riktig saksbehandler
• Sjekk at dokumentet tilhører riktig sak
• Sjekk saks- og journalposttittel
• Sjekk delarkiv og tilgangsgruppe
• Sjekk at saken er satt til unntatt offentlighet. Alle saker som inneholder personvernopplysninger skal unntas offentlighet i CosDoc.
• Vurdere om dokumentet ikke skal unntas offentlighet.
• Vurdere om du er habil til å behandle journalposten

Husk også:

• Arkivverdige e-poster du mottar på din personlige e-postkonto må arkiveres i saken henvendelsen gjelder, dokumentet skrives ut og skannes i saken.
• Alltid ha fokus på hva som er journal-/arkivverdig
• Ikke send sensitiv informasjon på e-post

4 Skriveregler m.v.

Sakstittel

Sakstittel skal dekke hele saksforholdet. Den skal gi mening og skille saken fra andre saker. Det er viktig at en ved journalføring tenker på hvilke opplysninger det kan være aktuelt å søke på senere.

Dokumenttittel

Dokumenttittel skal kort fortelle hva dokumentet handler om og være dekkende for det enkelte dokument.

Avsender/mottaker
Avsendere og mottakere søkes opp fra Identitetsregisteret i CosDoc eller skrives inn i avsender/mottaker feltet med fullstendig adresse.
Dato

Når vi mottar papirpost som ikke er datert, påføres mottaksdato, Mottatt: dd.mm.åååå (01.01.2022). 

Saker som utgår

Saksansvarlige kan sette saker til utgår ved å skrive årsaken i sakstittelen. Før saken settes til utgår, må alle journalposter settes til J for Dok.status og X i beh.type.

Journalposter som utgår

Saksansvarlige kan sette journalposter til Utgår. Årsaken kan settes i sakstittel. Dersom dokumentet ikke er arkivverdig, slettes dette.

Avskriving av mottatt post/journalposter

Saksbehandlere i CosDoc må avskrive alle mottatte journalposter med kode x (dersom journalposten ikke besvares med brev).

Foreløpig svar

Ved mottak av inngående post som medfører saksbehandling, skal det snarest mulig gis foreløpig svar dersom det må ventes at det tar uforholdsmessig lang tid før henvendelsen kan besvares. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og så vidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig, jfr FVL §11a.

5 Opprette og avslutte arkivsak

Hovedregel er at det skal gjøres et søk for å finne ut om saken allerede eksisterer, før det eventuelt opprettes en ny arkivsak.

Saksbehandlere kan opprette nye saker i CosDoc.

Korrekt registrering og arkivering er en forutsetning for at kommunen skal sikre bevaring av viktig dokumentasjon for ettertiden og senere gjenfinning. Hvordan ny sak opprettes går fram av egne rutiner og brukerveiledning.

En ny sak opprettes når

• kommunen mottar et arkivverdig inngående dokument som ikke tilhører en eksisterende sak
• saksbehandler utarbeider et internt notat, et utkast eller utgående dokument som starter et behandlingsforløp.
• Kommunen mottar en muntlig henvendelse

Opprette ny arkivsak

Ved registering av sakstittel er det viktig å tenke på søkbarhet.  Hvilke ord er relevante å søke på for å hente opp saken ettertid. Sakstittelen skal:

• være lett å søke på
• være meningsbærende
• være spesifikk og dekke hele saksforholdet, ikke bare første journalpost i saken
• skille saken fra andre saker
• ikke inneholde skrivefeil (vanskeliggjør søking)
• ikke inneholde forkortelser med unntak av offisielt godkjente forkortelser som for eksempel NRK

Registreringsdato tilføyes automatisk.

Enkelte standard sakstitler er lagt inn i CosDoc og kommer opp når en oppretter ny søknad ut fra hvilken tjeneste det søkes om. 

Unntatt offentlighet

Sjekk at saken er satt til unntatt offentlighet. Alle saker som inneholder personvernopplysninger skal unntas offentlighet i CosDoc.

Delarkiv

Velg rett delarkiv da det gir tilgang til dokumentet til riktig adm.enhet.

Avslutning av sak

Ved avslutning av sak setter saksbehandler saken til status A - «Ferdigbehandlet, avsluttes». Før saken settes i status A, må alle journalposter være avskrevet og journalført.

Utgående dokumenter skrives ut på «sikker utskrift», signeres av saksbehandler før de legges i konvolutt og sendes pr post.

Felles e-postmottak

Det er ett felles e-postmottak for kommunen. Adressen er

post@xxxx.kommune.no

Det er arkivtjenesten i kommunen som betjener denne e-postadressen. Dokumenter som skal arkiveres i CosDoc skrives ut og legges i posthyllen til enheten.

Saksbehandler i CosDoc skanner inn dokumentet i henhold til punkt

«3 saksbehandlers viktigste rutiner».
Journalposten må gis en dekkende tittel i forhold til innholdet.

Saksbehandler svarer ut e-post med midlertidig svar om at søknaden er mottatt.

7 Behandling av inngående post – registrering, skanning, fordeling, makulering m.v.

Arkivverdig sakspost skal registreres og skannes i CosDoc.

Dersom posten ikke blir registrert samme dag som den mottas, merkes den med mottaksdato.

Saksbehandler er ansvarlig for registrering og skanning av all arkivverdig post og for at dokumentene blir knyttet til arkivsak i CosDoc. 

Offentlighetsvurdering

Saksbehandler har ansvar for å offentlighetsvurdere sine journalposter; inn- og utgående. Dokumenter unntatt offentlighet skal påføres riktig paragraf i hht offentlighetsloven.

Det er viktig å forhindre at personopplysninger eller andre sensitive opplysninger ikke blir liggende åpen i CosDoc, eller kommer ut på den offisielle postlisten. I CosDoc kan følgende koder benyttes for å unnta opplysninger fra offentligheten:

Scanning

Dokumentene skannes til sikker sone før det overføres til saken med «drag and drop» funksjon.

Etter at dokumentet er lagt i saken, sjekk at alt er lesbart før en sletter filen fra skanningsmappen:

a) at alle sider er kommet med, at blanke sider er fjernet og at tekstretningen er rett (ikke oppned)
c) at skanningen er kvalitetsmessig god nok
d) at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen

e) når journalposten er ferdig registrert og scannet skal den som ha status J (journalført).

Annet

All skriftlig saksbehandling skal utføres i CosDoc.

Det er ikke tillatt å skrive brev og sende ut på kommunens vegne uten journalføring og mulighet for kvalitetssikring.

Ferdigstilte og ekspederte utgående brev skal ikke åpnes for redigering etter at de er sendt ut.

E-post

All e-post, og eventuelle vedlegg som inngår i, eller har betydning for en sak som er til behandling, skal registreres i sak-/arkivsystemet.

E-meldings ansvarlig

Rutine for håndtering av e-meldinger skal håndteres 24/7 av en som er oppnevnt som Meldingsansvarlig for hver adm.enhet. Meldingsansvarlig har overordnet ansvar for overvåkning og saksbehandling av e-meldinger.  Avdelingsposten kan overtas av andre med tilgang til avdelingen.  

Journalansvarlig

Vurdere innsyn/utskrift fra journal. Pasienten eller en representant for pasienten, og pårørende, har rett til innsyn i pasientjournalen etter reglene i pasient- og brukerrettighetsloven § 5-1 og personvernforordningen artikkel 15, jf. helsepersonelloven § 41. Krav om innsyn/utskrift dokumenteres i journalen.

Rette og slette uriktig/feile opplysninger i pasientjournalen, jfr. Helsepersonelloven §§ 42, 43 og 44 og Journalforskriften § 13. Retting og sletting dokumenteres i journalen.

SMS (tekstmelding)

Alle mottatte og sendte tekstmeldinger som har verdi som dokumentasjon og er gjenstand for saksbehandling, skal registreres i sak-/arkivsystemet.

Makuleringsrutiner

Dokumenter som er skannet inn og kontrollert, kan makuleres.

8 Daglig oppfølging- og kvalitetsrutine for saksbehandlere

Saksbehandler utfører kontroll- og kvalitetssikring på sak- og journalpostnivå

Journalpostnivå

Alle journalposter kontrolleres med tanke på tittel, avsender/mottaker, riktig enhet, dokumenttype, offentlighetsvurdering med lovhjemmel m.v.

Når alle forhold er sjekket og funnet i orden, endres status til

«J-Journalført».

Saksnivå

Alle saker som er ferdig og avsluttet skal ha status «A–avsluttet»

Restanselister

Fra startsiden av CosDoc kontrolleres daglig restanselisten og saker følges opp.  Saksbehandler har ansvar for å søke opp, eller evt. ta ut liste over ubehandlede søknader en gang pr mnd. Systemansvarlig har ansvar for å ta ut liste og kontroll av ubehandlede søknader for hele kommunen, liste tas ut to ganger pr år.

Arkivet tar ut restanselister på saksnivå minst to ganger pr år (mars og september), jfr arkivforskriften §3-7. Restanseliste på saksnivå er en oversikt over saker som er under behandling; status B.

Restanselisten distribueres til den enkelte virksomhetsleder som har ansvar for å videreformidle dette til saksbehandlerne i egen virksomhet.

Arkivet tar ut restanselister på journalpostnivå minst to ganger pr år (mars og september), jfr arkivforskriften §3-7. Restanseliste på journalpostnivå er jp-er i status R (reservert).