|
Hjelpetekst:Synlig i arkivplan.no For å kunne imøtekomme presse og publikums informasjonsbehov, og lette tilgangen til informasjonen, er SLFs offentlige journal elektronisk tilgjengelig via Internett på SLFs hjemmeside. Feltet ligger øverst til høyre på siden, klikk her for direkte link: https://www.slf.dep.no/no/om-slf/service-og-innsyn/offentlig-journal og inne på sidene ligger det blant annet et eget skjema for bestilling av saksdokumenter (innsynsbegjæring). Merk deg at det kun er journalopplysningene som legges ut på nettet, dvs. feltene for saksnavn, dato, dokumentbeskrivelse og mottaker/avsender. Systemet DocuLive er definert slik at:
- Offentlig journal består av inn- og utgående dokumenter med status J, dvs. at dokumenter som er definert som interne (dokumenttype X og N) ikke blir lagt ut på Offentlig journal.
- Opplysninger, stikkord, navn og lignende som ikke skal fremgå i offentlig journal må sladdes og påføres hjemmel. Dette skal imidlertid bare gjøres i unntakstilfeller (NB-se under "Forhåndsklassifisering" kap. 2.1.3)
- Det er viktig at opplysningene som vises på offentlig journal gir gode og beskrivende opplysninger om hva saker gjelder. Dette har offentligheten rett på, i tillegg til at det kan hindre forespørsel om innsyn på feil grunnlag.
For å imøtekomme Datatilsynets anbefaling fjernes offentlig journal fra Internett etter 3 måneder. OBS! For papirversjonen av offentlig journal er det ingen tidsbegrensninger bakover i tid når det gjelder tilgjengelighet for presse og publikum. Ansvaret for offentlig journal på Internett i SLF Dokumentasjonssenteret har ansvar for:
- at journalen kvalitetssikres ut fra dokumentasjonssenterets rutiner, kunnskap og kompetanse før den legges ut og at bl.a. taushetsbelagte opplysninger er sladdet.
- at journalen legges ut etter tre virkedager, dvs.
| Post som er journalført:
|
Publiseres:
|
| Mandag
|
Onsdag
|
| Tirsdag
|
Torsdag
|
| Onsdag
|
Fredag
|
| Torsdag
|
Mandag
|
| Fredag
|
Tirsdag
|
Dette forutsetter at evt. behov for sladding eller endringer av beskrivelser må være innmeldt til dokumentasjonssenteret innen utgangen av foregående dag i forhold til publiseringsdag. Dokumentasjonssenteret kan påføre sladdetegn og evt. endre sakstittel og dokumentbeskrivelse på inngående post. Dokumentasjonssenteret journalfører posten på bakgrunn av fastlagte rutiner, arkivfaglig kompetanse og sin kjennskap til organisasjonen. Dokumentasjonssenteret har imidlertid ikke alltid tilstrekkelig fagkunnskap for å vurdere alle forhold ved en sak. Seksjonssjef må derfor også vurdere inngående post og eventuelt gi dokumentasjonssenteret beskjed om endringer når postjournalen gjennomgås hver morgen. Det er opprettet en felles e-post adresse til dokumentasjonssenteret som er arkivet@slf.dep.no. For egenproduserte dokumenter er det imidlertid saksbehandler og leder som skal påføre en hjemmel og evt. legge inn sladdetegn @. Det er viktig å merke seg at det ikke er noen automatikk i at en skal sladde selv om en påfører en hjemmel. Det er viktig at dette innarbeides som en del av saksbehandlings- og godkjenningsrutinene. Hvordan offentlig journal legges ut: Publisering av offentlig journal på SLFs hjemmeside (3).docx 2,71 MB Webredaktør/webmaster har følgende ansvar:
- for teknisk tilrettelegging av journalen
- for at journalen er slettet etter 3 måneder (dokumentasjonssenteret legger inn slettedato som er 3 måneder etter publiseringsdato samtidig med publiseringen)
|