Arkivorganisering

 Arkivorgan - vedtaket

 Begrepet organ i arkivlovens forstand

 Generelt
 I "Forskrift om offentlege arkiv" § 1-1 heter det bl.a.: "Den enkelte kommune og fylkeskommune skal fastsetje kva for institusjonar og einingar som eventuelt skal reknast som eigne organ etter forskrifta her". Dette betyr at en kommune må ta stilling til om den skal betraktes som ett eller flere organ i arkivlovens forstand. Kommunens valg her har konsekvenser for arkivansvaret (§ 1-1), journalføringsplikten (§ 2-6) og om det skal utarbeides en eller flere arkivplaner (§ 2-2) i kommunen.
 

Loven presiserer videre følgende: "Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. kommunelova § 23".

Bruken av begrepet organ i Os kommune

På bakgrunn av ovenfor nevnte bestemmelser har rådmannen i Os gjort følgende bestemmelse:

 ”Os kommune skal betraktes som ett organ i arkivlovens forstand.”

Bakgrunnen for denne bestemmelsen er å legge forholdene til rette for å oppnå de mål Os kommune har satt seg med denne arkivplanen

Arkivorganisering

Os kommune har så langt det er mulig sentralisert tjenestene for post og arkiv og arkivtjenesten er plassert i kommunehuset.

Alle, unntatt de som har egne fagprogram for klientbehandling, skal bruke sak/arkivsystemet ESA for all journalføring, saksbehandling og arkivering. Sekretær/saksbehandler ved skolene og omsorgstjenesten er ansvarlig for inngående dokumenter ved disse virksomhetene, men arkivtjenesten er ansvarlig for journalføring av alle andre dokumenter.
All post skal stiles til Os kommune, Rytrøa 14, 2550 Os i Østerdalen, og arkivtjenesten er ansvarlig for både papirbasert postmottak og elektronisk postmottak.
Arkivtjenesten er også ansvarlig for å kvalitetssikre alt som er produsert i ESA.
Oversikt over sak/arkivsystemer og fagprogrammer for journalføring, saksbehandling og arkivering:

• Sentralarkivet forvalter møtebøker. Her er også andre sentrale arkivserier som saksarkiv, byggesaksarkiv og delingsarkiv plassert.
• Avdeling for teknisk/landbruk har gardsarkiv og arkiv for plansaker.
• Økonomiavdelingen inkludert lønningskontoret har personalmappene.
• Legesenteret har arkiv for pasientjournaler.
• Skolene har elevarkiv.
• Os kommunale barnehage har sitt brukerarkiv.
• Institusjonstjenesten/hjemmetjenesten har sitt brukerarkiv (pasientjournaler).

Siden januar 2007 har deler av arkivfunksjonene for ytre virksomheter vært koblet til den sentrale arkivtjenesten i kommunen.

Oppbygging av ESA:
Arkiver (arkivskaper):

Journalenheter:

 
Arkivdeler:

Ordningsprinsipp: