Normalinstruks

Arkivforskriften § 18 

§ 18. Avlevering og arkivdepot

Relaterte kilder

Offentlege organ skal avlevere eldre og avslutta arkiv til arkivdepot. Riksarkivaren gir forskrift om når avlevering skal skje. For elektronisk arkivmateriale og arkivmateriale på andre optiske og magnetiske lagringsmedium som film, lydband, video m.m. kan Riksarkivaren gi forskrift om eller fastsetje i særskilde vedtak at det skal deponerast kopiar i arkivdepot på eit tidlegare tidspunkt.

Kommunar og fylkeskommunar kan treffe vedtak om lengre avleveringsfristar av administrative omsyn eller kortare fristar av bevaringsomsyn. Dette må ikkje gå ut over tryggleiken til arkivmaterialet. Kommunar og fylkeskommunar skal ha ordningar for arkivdepot for arkiva sine.

I arkivdepotet skal arkiva bevarast for ettertida og gjerast tilgjengelege for bruk. Arkivdepotet skal føre register over arkiva og tilvekst, og halde oversyn og kontroll med arkivbestanden.

Dersom eit offentleg arkiv har opphav i både statleg og kommunal sektor, kan Riksarkivaren fastsetje kvar arkivet skal avleverast.

§ 20. Krav til arkiv som skal avleverast

Relaterte kilder

Arkiv som blir avleverte til arkivdepot, skal vere ordna etter opphav. Den opphavlege ordenen og indre samanhengen i kvart enkelt arkiv skal så langt som mogleg haldast ved lag.

Arkivavgrensing og kassasjon etter § 14 og § 16 skal vere gjennomført før avleveringa.

Arkivdepotet skal gi råd og rettleiing under arbeidet og sjå til at dei krava som er fastsette, blir oppfylte.

Dersom statlege arkiv som skal avleverast ikkje oppfyller krava, kan Arkivverket nekte å ta imot materialet eller krevje refusjon etter arkivlova § 11 første ledd.

Riksarkivaren kan gi forskrift om klargjering av arkiv før avlevering.

§ 23. Tilgang for organ til avlevert materiale

Organ som treng tilgang til avlevert materiale for saksbehandlinga si, skal få tilgang i arkivdepot. Dersom dette medfører urimeleg ulempe, skal materialet kopierast, eller i særskilde tilfelle lånast tilbake. Tilgang til materiale på elektroniske medium skal givast i form av kopi.

Organ som låner tilbake materiale, skal sikre det like godt som i arkivdepot. Materialet må ikkje lånast vidare til andre utan samtykke frå arkivdepotet.

Kostnadene ved tilbakelån eller produksjon av kopi skal dekkjast av det organet som lånar materialet eller mottek kopien.

Favoritt§ 24. Tilgang for allmenta til arkivmateriale i arkivdepot

Arkivdepotet skal leggje tilhøva til rette slik at allmenta kan gjere bruk av arkivmaterialet innanfor gjeldande føresegner om innsynsrett, teieplikt og gradering.

Arkivdepotet avgjer ut frå omsynet til forsvarleg arkivbehandling korleis materialet skal gjerast tilgjengeleg, og skal i rimeleg mon etter oppmoding gi avskrift, utskrift eller kopi av dokument.

Originalmateriale skal berre gjerast tilgjengeleg under tilsyn frå arkivdepotet. Allmenta kan nektast tilgang til materiale som er under ordning eller konservering, eller som er i ein fysisk tilstand som gjer hyppig bruk utilrådeleg.