|
4. Ansvarsforhold og prosedyrer for konvertering av saksdokumenter til arkivformat, herunder tidspunkt for konvertering All konvertering til arkivformat skjer gjennom Acos Dokumentbehandler og Pixedit. ACOS Dokumentbehandler henter dokumenter ut fra WebSak sakarkivsystem og sender dem til en konverteringskjerne. Etter konvertering importeres filene inn igjen i WebSak som ny arkivvariant. I de fleste tilfeller konverteres dokumentet av PixEdit Converter Server eller PixEdit Server. Konverteringen skjer fortløpende ved journalføring av dokumenter. Ved feil i konvertering kan arkivtjenesten manuelt opprette en arkivversjon av dokumentet til arkivformat. Rutiner for konvertering av analogt arkivmateriale til digitalt lagringsmedium der originalmediet kan destrueres etter konverteringen. Ørland kommune har ingen planer om å konvertere analogt materiale til digitale lagringsmedier. § 8-3. Formatkrav. Bildekvalitet
- Ved konvertering til digitalt lagringsmedium skal bildekvaliteten oppfylle kravene i § 5-15 for skanning
- For lagringsmedium og -format gjelder § 5-11 og § 5-17 til § 5-20.
§ 8-4. Krav til kvalitetssikring
- Konverteringsprosessen skal være gjenstand for løpende kontroll. Krav som blir stilt til ulike deler av prosessen skal beskrives og dokumenteres på en måte som gjør det mulig å kvalitetskontrollere alle ledd i prosessen. Det skal kontrolleres at:
- det ved klargjøringen er lagt til rette for optimal bildegjengivelse og metadatafangst,
- skanningen oppfyller formatkravene,
- skanningen er komplett,
- lagringen av de digitale bildene er vellykket, og
- at metadata er korrekt koblet sammen med bildene.
2. Prosessen skal dokumenteres med:
- beskrivelse av produksjonslinjer og av alle ledd i digitaliseringsprosessen,
- hvilken type utstyr som ble brukt og hvor konverteringen ble utført, og
- med kravspesifikasjon som ble stilt til konverteringen hvis den ble utført av andre enn arkivskaper.
Eksempel på kvalitetskontroll som vil være tilfredsstillende er ISO/TR 13028 Information and documentation – Implementation guidelines for digitization of records. § 8-5. Krav til gjenfinnbarhet på samme nivå og intern struktur i arkivet
- Den opprinnelige struktur og rekkefølge (indre proveniens) i arkivet skal opprettholdes gjennom tilførsel av tilstrekkelig metadata i konverteringsprosessen.
- Gjenfinnbarhet skal sikres gjennom tilførsel av metadata som identifiserer hver enkelt sak, med kobling til det konverterte digitale arkivmaterialet.
§ 8-6. Vilkår for destruksjon av analoge medier etter overføring til digitalt lagringsmedium
- Originalmediet kan destrueres etter at arkivversjonen er testet og godkjent av arkivdepotet. For fremstilling, overføring og godkjenning av arkivversjoner gjelder bestemmelsene om dette i kapittel 5. Bestemmelsene som gjelder Arkivverkets rolle som arkivdepot, skal anvendes tilsvarende for kommunale og fylkeskommunale arkivdepot så langt de passer.
- Organet må selv dokumentere at alle krav er fulgt og at arkivdepotet har godkjent arkivversjonen før destruksjonen.
- Arkivskaper har ansvar for å vurdere hvilke konsekvenser destruksjon vil kunne ha for juridiske rettigheter og plikter for organet selv eller for andre, og påse at behov for bevaring av originalmediet blir ivaretatt. Destruksjon må ikke skje dersom lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur eller andre juridiske hensyn, krever at papirversjonen bevares. Det er ikke adgang til å destruere originaldokumenter som kommer inn under destruksjonsforbudet i § 8-7.
§ 8-7. Forbud mot destruksjon av særskilte dokumenter
- Originaldokumenter i arkiv som nevnt i forskrift om offentlege arkiv § 15 bokstav a (arkivmateriale fra 1950 eller før) kan ikke destrueres selv om kravene i denne delen av forskriften er fulgt ved digitalisering i ettertid.
- Det er ikke adgang til å destruere originaldokumentet hvis det har særskilt historisk verdi som gjenstand på grunn av forhold knyttet til innhold, bruk, omstendighetene ved dets tilblivelse eller liknende.
For mer info se Riksarkivarens forskrift |
|