|
Den enkelte kommunes og fylkeskommunes retningslinjer og oppgaver i forbindelse med valg, folkeavstemninger og medbestemmelse skal bevares. Bevares skal også oppnevning av valgstyret, avgrensning av valgmanntall, samt organisering av forhåndsstemming. Dokumentasjonen på valgoppgjøret skal bevares, for eksempel gjennom valgstyrets møtebok.
Der det har forekommet folkeavstemminger eller andre innbyggerinitiativ skal dokumentasjon av dette bevares.
Følgende skal bevares:
a) Retningslinjer og oppgaver i forbindelse med valg, folkeavstemninger og andre tiltak for medbestemmelse
b) Oppnevning av valgstyre, valgmanntall, organisering av forhåndsstemming, valgoppgjør
c) Folkeavstemninger, innbyggerinitiativ, folkemøter og høringer i spørsmål av betydning for innbyggerne. OPPBEVARING, AVHENDING OG TILINTETGJØRING AV VALGMATERIELL (Utdrag fra valghåndboken 2021) 24.1 Innledning Valgloven § 15-2 gjelder oppbevaring, avhending og tilintetgjøring av valgmateriell. Etter denne bestemmelsen skal alt valgmateriell når valget er over behandles i henhold til arkivlovens bestemmelser og forskrift gitt i medhold av denne loven. Det vil derfor vær arkivfaglige hensyn som bestemmer hvordan valgmateriellet skal behandles når valget er avsluttet. Det er viktig å skille mellom valgmateriell som har vært i bruk og valgmateriell som er ubrukt. 24.2 Ubrukt valgmateriell Valgmateriell som ikke har vært i bruk, kan ikke betraktes som arkivmateriell. Slikt materiell faller inn under bestemmelser om arkivbegrensning gitt i forskrift til arkivloven av 11. desember 1998 nr. 1193 (arkivforskriften) § 3-19. Dette gjelder både ubrukte konvolutter, ubrukte stemmesedler og ubrukte manntallseksemplarer. 24.3 Brukt valgmateriell For valgmateriell som har vært i bruk har Riksarkivaren (i brev av 9. september 2003 på departementets forespørsel) med hjemmel i arkivloven § 9 fastsatt at følgende materiell kan kasseres: 24.3.1 Konvolutter Både stemmeseddelkonvolutter og omslagskonvolutter – enten disse er forkastet eller godkjent – kan kasseres på betryggende måte når valgresultatet er endelig. Departementet antar at det samme må gjelde for omslag til stemmegivninger som blir lagt i særskilt omslag. 24.3.2 Stemmesedler Stemmesedler som er forkastet kan kasseres på betryggende måte når valgresultatet er endelig. Stemmesedler som er godkjent skal derimot oppbevares til valgperioden er utløpt før disse kan kasseres på en betryggende måte. Det er ikke nødvendig å oppbevare stemmesedler på papir i 4 år, dersom de opptelte stemmesedler kan oppbevares like trygt på et elektronisk medium. EVA Skanning tilgjengeliggjør ikke bildefiler av de godkjente stemmesedlene, og har ikke funksjonalitet for å trekke dette ut fra databasen. EVA Skanning lagrer enhver telling som er gjennomført. Dette inkluderer også tellinger som er overført til EVA Admin, men som ikke blir godkjent, tellinger som aldri overføres og tellinger som gjøres og deretter slettes. Det innebærer at all skanning er lagret i EVA Skanning. Dette vil ikke gi et riktig bilde over de godkjente stemmesedlene, da disse i mange tilfeller vil finnes fra flere skanninger. Det er derfor departementets anbefaling at 144 stemmesedlene arkiveres på betryggende måte på papir i 4-årsperioden, dersom ikke de opptelte stemmesedler kan oppbevares like trygt på et annet elektronisk medium enn EVA, som ikke er et sak- og arkivsystem. Hvilket medium dette til enhver tid er vil være en arkivfaglig vurdering i henhold til bestemmelser i arkivloven og forskrift om offentlige arkiv. 24.3.3 Valgkort Valgkortene kan tilintetgjøres på en betryggende måte når valgresultatet er endelig. 24.3.4 Avkryssede manntallslister Avkryssingsmanntallet skal oppbevares til to valgperioder er utløpt før det kasseres på en betryggende måte. |