|
Anskaffelser er regulert ved lov om anskaffelser. Loven gir regler for føring av anskaffelsesprotokoll for anskaffelser over kr 100 000. Protokollen skal inneholde en rekke opplysninger om prosessen knyttet til hver enkelt anskaffelse. Ved å bevare anskaffelsesprotokollen bevares informasjon om alle tilbud, også de som ikke blir antatt.
Følgende skal bevares:
- anbudsinnbydelsen anbudsprotokoll referat fra forhandlingsmøter anskaffelsesstrategi
- anskaffelsesstrategi
- anskaffelsesreglement
- retningslinjer og standarder
- behovsanalyse
- anskaffelsesprotokoll
- antatte tilbud Hele innkjøpsprosessen skal journalføres i kommunens sakarkiv system med samme (ett) saksnummer for det enkelte innkjøp. Normalt skal følgende dokumenter forefinnes under samme saksnummer: 1. Anbudsinnbydelsen 2. Anbudsprotokoll 3. Referat fra forhandlingsmøter, innkomne nye tilbud fra tilbyder, eller referat fra avklaringsmøter, eller referat fra interne drøftingsmøter 4. Sak til innkjøpsgruppa (saksframlegg) 5. Vedtatt sak av innkjøpsgruppa. Protokollen scannes. 6. Skriv til tapende tilbydere 7. Skriv til avtalepartner 8. Underskrevet kontrakt (skannes) inklusiv tilbudet 9. Ferdig utfylt anskaffelsesprotokoll 10. Påfølgende korrespondanse mellom tilbyder og kommunen Spørsmål og svar fra tilbydere Ved bruk av Mercell, vil fremgangsmåten for dokumentasjon/ arkivering være å ta ut en «Zip-fil» fra portalen. Denne kan importeres direkte inn i sakarkiv. |