|
Formålet med denne delen av en arkivplan er å oppnå en mest mulig sikker og styrt arkivdanning.
Dette gjøres ved å utarbeide rasjonelle rutiner for administrering og arkivering av dokumenter.
Slike samlinger av rutiner skal :
- Kontrollere og styre dokumentbehandlingen
- Støtte saksbehandling og oppgaveutførelse gjennom rasjonelle dokumentrutiner og god service
- Trygge og sikre virksomheten sin oppbevaring av all type dokumentasjon
Det er viktig å ha nøye gjennomtenkte og nedtegnede retningslinjer og prosedyrer som sikrer en rasjonell og effektiv dokument-
administrasjon. Sviktende rutiner kan koste dyrt, både økonomisk og personvernmessig.
Ufullstendige arkiver gir mangelfull kompetanseoverføring, frustrerte medarbeidere og forringede arbeidsvilkår.
Rutinene må ivareta de krav som skal stilles til dokumentbehandling og arkivering.
Nedskrevne prosedyrer kan lettere bedømmes, og en jevnlig evaluering av rutinene kan danne grunnlaget for å kvalitetssikre denne
delen av arkivarbeidet.
Rutinene bør være konkrete og detaljerte, slik at uklarheter og misforståelser unngås.
De bør samtidig være såpass omfattende at viktige prosesser ikke blir overlatt til tilfeldigheter. Arkivet har utarbeidet en Dokumentguide med den hensikt å få en mer standardisert behandling av de forskjellige arbeidsoppgavene. |