RUTINER TILLAGT MØTESEKRETÆR FORARBEID TIL MØTE Tidsfrister for utsendelse av sakspapirer følges utvalgenes egne reglement. Før utvalget møtes skal møtesekretær ha utført neden forstående: MØTEPLAN FOR UTVALG Møtesekretær skal legge inn og oppdatere møteplanen for utvalgene i kommunen. Dette gjøres normalt – 2- ganger i året. SAKSLISTE Møtesekretæren utarbeider sakslisten. Saker unntatt offentligheten samles sist på sakslisten. SAKSPAPIRER/MØTEINNKALLING Etter at sakslisten er ferdig skal sakspapirer/møteinnkalling produseres og sendes ut til utvalgets medlemmer før utvalget møtes. DELEGERTE SAKER Med sakspapirer/møteinnkalling skal det sendes liste over delegerte vedtak der dette er | nødvendig. SAKER/DOKUMENTER SOM REFERERES Med sakspapirer/møteinnkalling skal det sendes liste over saker/dokumenter som skal Refereres i utvalget. TILLEGGSSAKER Med tilleggssaker menes saker som i etterkant av møteinnkalling er satt opp til Behandling i utvalget. Disse lages det egen tilleggssaksliste for, før de blir lagt til på den endelige sakslisten. ARBEID UNDER MØTE Under møtet skal møtesekretær begynne arbeidet med protokollen. Frammøte, behandling, vedtak og lignende føres inn i møteprotokoll, som enten er skrevet ut på papir eller blir oppdatert direkte i Kontor 2000. ETTERARBEID TIL MØTE Etter utvalgsmøtet må møtesekretæren utføre følgende: SETTE OPP VIDERE BEHANDLING Kontrollere status på alle saker behandlet i utvalget og lage melding om vedtak (jmf. 6.3.2.) hvis saken er ferdig behandlet. Dersom saken skal behandles i flere utvalg sjekkes de neste behandlingene. MELDING OM VEDTAK I saker som er ferdig behandlet underrettes saksbehandler for utsending av særutskrifT/melding om vedtak. SLUTTFØRING AV PROTOKOLL Påbegynt protokoll sluttføres og låses i Kontor 2000. UNDERSKRIFTER PÅ PROTOKOLL Den ferdige protokoll underskrives av utvalgets medlemmer, sendes ut og arkiveres isentralarkivet.. |